Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé?
Les 5 et 6 décembre, le SPF Fin a envoyé des informations/feedback erronées pour de nombreux actes via le feedback des bureaux d'enregistrement. L'équipe ActaLibra a dû l'apprendre le 6 décembre auprès de certains utilisateurs d'ActaLibra. Nous avons immédiatement enquêté sur certains des cas signalés et avons constaté que le feedback fourni n'avait effectivement aucun rapport avec l'acte en question.
Les feedbacks incorrects peuvent faire référence à un bureau d'enregistrement différent/incorrect, de sorte que l'erreur soit rapidement visible dans ce cas, et ActaLibra ne vous permet pas d'inscrire et de traiter le feedback.
Mais il se peut qu'il s'agisse du bon bureau d'enregistrement, mais avec une référence incorrecte et peut-être aussi des droits perçues incorrectes. Mais cela ne se remarque que plus tard, lorsque vous enregistrez les frais réels et constatez la différence avec le montant de la provision.
Pour éviter un nouvel afflux de données de feedback incorrectes, ainsi que des nouvelles en attente d'une éventuelle correction de la part du FPS Fin, nous avons temporairement désactivé la fonction eReg-SYNC.
Fednot nous a informé plus tard que le FPS Fin avait désormais résolu cette erreur, mais qu'il ne corrigerait probablement plus les feedbacks incorrects déjà envoyés. Les actes auraient été enregistrés correctement, par le bon bureau, avec les bon droits. Mais les données dans les feedbacks sont fausses. (donc seul ActaLibra et vous en êtes concerné)
Puisqu’il n’y aura pas de correction des données, nous avons réactivé la fonction Sync, et vous devrez résoudre vous-même les retours incorrects au cas par cas.
Nous expliquons ci-dessous les mesures à prendre lorsque vous rencontrez de tels commentaires incorrects.
Attention:
Dans tous les cas (douteux), vous devez d'abord contacter le bureau d'enregistrement (où l'acte aurait dû être enregistré) et mentioner que vous avez reçu un feedback incorrect pour l'acte. Indiquez le nom de votre bureau et le numéro de répertoire de l'acte, et demandez que les infos correctes vous soient fournis.
Plan d'action
ÉTAPE 1:
Le lundi 12/11/2023, vous pourrez utiliser la fonction eRegistration SYNC d'ActaLibra pour récupérer toutes les données d'enregistrements encore à recevoir. Aucune correction n'ayant été apportée par le FPS Fin, ce retour peut encore contenir des retours incorrects.
Quels cas pouvez-vous rencontrer et comment les gérer ?
ÉTAPE 2:
Après la SYNCHRONISATION via la fenêtre ActaLibra eRegistration (onglet Feedback), utilisez le filtre «… à traiter» en haut à droite.
ÉTAPE 3:
Assurez-vous d’examiner attentivement tous les commentaires reçus le 06 ou 07 décembre.
exemple 1 :
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'acte enregistré via l'antenne Gent2, mais pour lequel un retour incorrect a été reçu de Courtrai 1.
Dans un tel cas, où deux bureaux d'enregistrement différents ont été mentionnés dans les données de retour, ActaLibra s'assure que la ligne de retour est déjà liée au bon bureau d'enregistrement, mais un avertissement est placé à ce bureau : *** FAUX FEEDBACK *** Contactez le bureau d'enregistrement.
Et pour éviter des traitements erronés, ActaLibra fixe également les droits prélevés à 0 € et la référence à blanc. Ce sont des données incorrectes, alors débarrassez-vous-en !
Exemple 2 :
Vous trouverez ci-dessous un exemple dans lequel le bureau d'enregistrement correct n'a été mentionné dans aucun commentaire. Ici, le bureau des hypothèques est Anvers 2, tandis que le retour d'information provient du bureau d'Ostende.
Voici le seul retour d'inscription, donc un mauvais feedback. Dans un tel cas, ActaLibra laisse intact le feedback incorrect. Si vous essayez d'enregistrer ce feedback incorrect, vous ne trouverez pas d'enregistrement "à recevoir" approprié pour ce bureau incorrect dans le livre d'expédition. Nous espérons que cela devrait également sonner l'alarme pour vous et garantir que vous considérez cela comme un retour incorrect.
ÉTAPE 4:
Utilisez Ctrl+Clic sur le « bouton Inscrire … » pour indiquer que vous traiterez ce retour manuellement.
ÉTAPE 5:
Contactez le bureau d'enregistrement et demandez le feedback correct.
ÉTAPE 6:
Lorsque vous recevez des informations du bureau d'enregistrement, vous pouvez inscrire manuellement les informations reçues - la date de réception, la date d'enregistrement, la référence et les droits perçus - dans le livre d'expédition de ce dossier et pour ce bureau.
Vous pouvez ensuite comptabiliser les frais réels manuellement.
Bonne chance.
