Documentation ActaLibra mise-à-jour - décembre 2016

Une nouvelle version d'ActaLibra est disponible (version 5.70 service pack 15). Cliquez ici pour installer la nouvelle version. Les service packs contiennent un nombre d'améliorations ainsi que la mise à jour de fiches de notaires et d'associations de notaires. Il est donc conseillé d'installer la nouvelle version dès que possible.
 

Demandez à tous les collaborateurs de lire la documentation

Veuillez informer vos collègues à l'étude qu'après chaque mise à jour, la documentation des nouveautés (cette page-ci) est disponible via le menu Aide.


La lecture de cette documentation ne prend que quelques minutes et met tout le monde au courant des nouveautés dans ActaLibra

[Cette documentation a été complétée à deux endroits le 13 décembre à 9.00 h]

Nouveautés dans cette version

Les paiements aux "autres" bureaux des hypothèques   
Nouvelles rétributions forfaitaires pour les bureaux des hypothèques (2017)
Paiement factures d'achat simplifié
Utiliser la communication structurée lors de la comptabilisation d'un extrait bancaire
Nouveau logo de la Fédération disponible pour la facture et les courriers
Droit de préemption Wallonie - DAFOR
Améliorations diverses
Adaptations dans la banque de données
Pour la documentation de la version 5.70 Service Pack 14 cliquez ici

 

 

Les paiements aux autres bureaux des hypothèques

En attendant la publication du nouvel A.R. dans le Moniteur Belge, rien ne change pour l'instant en ce qui concerne la procédure à suivre dans ActaLibra. Nous avons solutionné quelques petits problèmes et nous prévoyons dans ce service pack 15 tous les éléments nécessaires vous permettant d'utiliser les nouveaux tarifs dans les feuilles de frais des dossiers en cours.

Depuis le service pack 14, vous disposez dans la fenêtre des Expéditions, d'un bouton "Payer provisions" qui vous permet de payer la provision prévue à d'autres bureaux d'hypothèques, via une liste bancaire. A partir de cette nouvelle version de décembre, le logiciel tient compte des montants payés d'une façon correcte. Même si vous aviez payé trop, un montant correct de réclamation est proposé.

Via le filtre " A payer (à  HYP autres)" le logiciel vous montre uniquement les formalités hypothecaires, que vous pouvez payer préalablement (via le bouton "Payer provisions" dans le Livre des exépéditions).
Pour les recherches hypothècaires (les états hypothécaires) le bouton "Payer provisions" n'est plus disponible.

Cliquez ici pour l'article complet concernant la procédure pour le paiement aux autres bureaux des hypothèques.

Lorsque vous sélectionnez une ligne "Demande état hypothécaire" dans le Livre des expéditions, vous voyez en bas à droite uniquement le "montant comptabilisé" (frais réels).
Lorsque vous sélectionnez une ligne d'une formalité hypothécaire, vous voyez le montant "total payé" et "total comptabilisé" pour les formalités.
"Total payé' et 'total comptabilisé' (frais réels) sont maintenant calculés séparément pour les états hypothécaires et les formalités.

Nouvelles retributions forfaitaires pour les bureaux des hypothèques (2017)

LES MODELES DE CALCUL DE FRAIS D'ACTE

Pour pouvoir calculer les provisions selon les nouveaux tarifs, la mise à jour adapte les modèles de calcul de frais de la façon suivante:

Lignes supplémentaires indiquées avec "...[2017]" dans la description, dans les blocs HYP roses contenant les formalités.

• Inscription : 2 tarifs (210 € ou 900 €) (augmenté dans certains cas d'une taxation de 0,3%)
• Transcription : 1 tarif: 220 €
• Radiation: 2 tarifs: 270 € ou 40 € (en cas de mentions marginales ou de saisie conservatoire)
  
  Exemple:
  

Les lignes pour les états hypothécaires restent inchangées.
Dans quelques temps (au courant de l'année 2017) les anciennes lignes de calcul (devenues obsolètes) seront supprimées dans les modèles via une mise à jour.
La ligne pour l'inscription, ou radiation d'un privilège agricole reste inchangée.

 

[ajouté le 13/12/2016]
Après la sortie de la mise à jour, le 12 décembre, nous avons appris qu'en plus des nouvelles rétributions forfaitaires, il y a lieu de payer 2 € de droits d'écriture pour les radiations et pour la délivrance d'états hypothécaires et extraits d'acte supplémentaires. Le service pack 16 (planifié pour fin décembre) ajoutera ces  2 € aux endroits nécessaires.

En attendant, vous pouvez déjà adapter le tarif pour les radiations vous même :
1. Ouvrez la fenêtre des modèles de calculs (accessible pour les gestionnaires du logiciel)  Menu-->Gestion de frais d'acte-->Modèles de calcul, et cliquez l'onglet Constantes.
2. Faites un tri sur numéro (ainsi les constantes les plus récentes se trouvent en fin de liste), et adaptez les tarifs de la façon suivante :

LES FEUILLES DE FRAIS D'ACTE

A ce jour, lors de la création d'une nouvelle feuille de frais, toutes les lignes nécessaires sont prévues automatiquement. Il s'agit pour le moment des anciennes lignes de calcul, ainsi que les nouvelles lignes [HYP-2017].

En ce qui concerne les feuilles de frais créées avant la mise à jour, vous pouvez très facilement y ajouter les nouvelles lignes de formalités [2017]. Si ces lignes ne figurent pas dans votre feuille de frais, vous verrez en haut à gauche dans le tableau de calcul un bouton "+". Si vous le cliquez, ActaLibra ajoute les nouvelles lignes HYP-2017 au bloc des formalités hypothécaires.

Vous vous retrouvez alors avec la situation suivante :

Pour les formalités il suffit de taper 1 dans la colonne "Nmbr". La formule prévue se charge du calcul nécessaire.

Pour les demandes d'état hypothécaires aussi, il y aura des rétributions fixes à partir de 2017. 
Pour indiquer un montant de provision correct, ActaLibra vous donne un coup de main pour composer le tarif correct.
Si vous cliquez  "..." dans la colonne "Montant"  pour les lignes de demandes d'états hypothécaires (dans le bloc vert), une fenêtre apparaît vous permettant de sélectionner le type d'état hypothécaire.

Dans cette fenêtre de "Forfaits de la rétribution", cliquez les options d'application et cliquez ensuite OK pour inscrire la rétribution totale dans la feuille de frais. Si c'est nécessaire, un 1 s'inscrit dans la colonne "Nmbr" .

Remarque: à droite de chaque option de tarif, vous voyez affiché l'article correspondant de l'Arrêté royal (qui est encore à publier).

• Certificat primitif : art 1.12°, a : 85€
• Certificat complémentaire : art 1.12°, b : 45€
    - Un état complémentaire peut être demandé jusqu'à max. 6 mois après le premier.
• Demandé en urgence : art 1.12°, c :
    - en cas de certificat primitif : 140€ 
    - en cas de certificat complémentaire : 85€
• Option avec origine de propriété : art 1.14° : 10€
• Option extrait d'acte supplémentaire : art 1.11° : 50€

Si vous voulez provisionner un autre montant que ceux prévus ici, il suffit de taper votre montant manuellement dans la colonne "Provision".

[ajouté le 13/12/2016]
Après la sortie de la mise à jour, le 12 décembre, nous avons appris qu'en plus des nouvelles rétributions forfaitaires, il y a lieu de payer 2 € de droits d'écriture pour les radiations et pour la délivrance d'états hypothécaires et extraits d'acte supplémentaires. Le service pack 16 (planifié pour fin décembre) ajoutera ces  2 € aux endroits nécessaires.
En attendant vous pouvez compter vous même  2 €  de plus pour les états hypothécaires dans les feuilles de frais: à compter EN PLUS du montant que vous obtenez dans cette fenêtre:

 

 

Paiement factures d'achat simplifié

Dans la fenêtre pour les écritures de factures d'achat, vous trouvez un nouveau bouton "Payer..." qui vous permet, après avoir ventilé, d'effectuer le paiement de la facture via une liste bancaire, directement à partir d'ici.

 

Le bouton n'est disponible que si la facture est ventilée et si elle doit encore être payée (partiellement ou entièrement). Ce bouton n'est pas disponible pour les notes de crédit.
Via un clic sur le bouton "Payer...", vous ouvrez la fenêtre suivante :

Dans cette fenêtre vous pouvez :

• sélectionner votre propre banque parmis vos comptes bancaires de l'étude).
• ajouter le paiement à une liste bancaire existante (à exécuter) ou à une nouvelle liste bancaire.
• indiquer le n° de compte bancaire du bénéficiaire, ou taper un autre compte. Si vous tapez un autre compte, vous avez la possibilité de l'enregistrer dans la fiche du bénéficiaire.

Ensuite cliquez Comptabiliser paiements pour accéder à l'ordre de paiement dans la liste bancaire. Là vous pouvez encore modifier le montant si nécessaire. Par exemple si vous ne voulez payer qu'une partie de la facture.

 

Utiliser la communication structurée lors de la comptabilisation de l'extrait bancaire

ActaLibra génère automatiquement (depuis le service pack 14) - en coulisses - une communication structurée (CS) pour chaque FFA et pour chaque facture de vente.
Cette CS-FFA peut être imprimée sur une lettre de provision (décompte) (en Excel ou en Word [2]), et une CS-facture peut être mentionnée sur vos factures.
Votre client peut alors utiliser cette CS comme référence pour son paiement et vous pouvez rapidement comptabiliser le paiement à l'aide de cette CS.

Si votre extrait de compte mentionne une CS pour un montant reçu, vous pouvez maintenant taper cette CS dans ActaLibra et vous accédez ainsi immédiatement à l'info correcte de cette écriture.
Vous pouvez taper la CS à deux endroits lors de la comptabilisation de vos extraits bancaires :

option 1. écriture client

Dès que vous tapez la communication structurée, suivie de la touche de Tabulation, ActaLibra vous montre ceci:

S'il s'agit d'une communication structurée sur une facture (CS-facture), les données suivantes sont remplies automatiquement:  le client (de la facture), dossier, montant et la description.
S'il s'agit d'une communication structurée de feuille de frais (CS-FFA) les données suivantes sont remplies automatiquement: le client et la description, mais pas de dossier, ni de montant puisqu'il peut s'agir d'un autre montant.

 

option 3. pointage honoraires reçus

Si vous sélectionnez l'option 3, vous disposez également d'un champ pour taper la CS.

Tapez la communication structurée, suivie de la touche de tabulation et vous obtenez la fenêtre suivante :

Cliquez ensuite le bouton Suivant, et vous voyez uniquement les factures d'honoraires reçus qui restent à pointer pour ce client et pour ce montant.
Il ne reste plus qu'à cocher la facture et à pointer.

Si vous avez sélectionné l'option 1, mais la CS est liée à des honoraires reçus à pointer, le logiciel bascule automatiqement vers la fenêtre de l'option 3. Cela vaut également dans l'autre sens : si vous avez sélectionné l'option 3 et vous taper une CS qui n'a rien à voir avec des honoraires reçus, le logiciel bascule automatiquement vers la fenêtre de l'option 1.

Remarques :
[1] Le traitement automatisé de fichiers CODA (extraits bancaires électroniques) fera partie d'une mise à jour du logiciel au courant du premier trimestre de 2017.
[2] Une collection de fichiers de calcul de provision (décomptes) en Excel sera bientôt disponible dans ActaLibra. Plus d'infos à ce sujet plus tard.

 

Nouveau logo de la Fédération disponible pour la facture et les courriers

La FNRB a un nouveau logo.  Les études qui ont un ancien logo de la fédération dans l'en-tête de la facture et/ou dans les en-têtes des modèles de courrier en Word, peuvent remplacer l'ancien logo par le nouveau.

Si vous préférez faire effectuer ces travaux par SDP, vous pouvez- si vous le souhaitez - faire une demande de travail én régie au HelpDesk ActaLibra -  056 60 93 61 - actalibra@sdp.be

A l'installation du Service Pack 15 les nouveaux logos sont installés sur votre serveur au format original. Nous avons également prévu des versions optimalisées du logo pour utilisation dans la facture générée de la Comptra ActaLibra et pour utilisations en Word dans les en-têtes de vos modèles de courrier. Cliquez ici la page d'instructions pour le remplacement de l'ancien logo.

 

Droit de préemption Wallonie (DAFOR)

Depuis quelque temps, un nouveau droit de préemption est d'application en Wallonie (article D.358, § 7 du Code wallon de l'Agriculture) : DIRECTION DE L’AMENAGEMENT FONCIER RURAL (DAFOR). Il remplace l'ancien OWDR ('Office wallon de développement rural).

Pour les ventes notariales, le notaire instrumentant peut notifier ce droit de préemption électroniquement via l'é-notariat.
Pour ceux qui veulent faire une notification sur papier, nous avons prévu un modèle de courrier ActaLibra (par recommandé) pour lequel le bureau DAFOR compétent est déterminé automatiquement à base de la commune du bien. A cet effet, 5 fiches d'administation DAFOR ont été ajoutées dans la banque de données.

• La “Direction de l’Aménagement Foncier Rural” à Jambes
• Le service extérieur de Huy
• Le service extérieur de Libramont
• Le service extérieur de Mons
• Le service extérieur de Wavre

La mise à jour a également ajouté une tâche modèle (par défaut) dans les listes VENTE EN WALLONIE et VPUB PREM SEANCE WALLONIE, avec le nouveau modèle ActaLibra lié:

 

Après la passation de l'acte il faut envoyer une copie de l'acte au bureau compétent dans un délai de 30 jours (pour l'acte authentique, ainsi que pour l'adjudication définitive). Cette tâche modèle est également prévue dans les mêmes listes de tâches avec son propre modèle ActaLibra lié.

Les deux modèles ActaLibra sont des modèles de courrier. Si vous voulez les utiliser, vous pouvez les adapter à la mise en page habituelle des courriers de votre étude à l'aide de la macro Renouveler lettre recommandée:

1. Cliquez "..." et ensuite "Ouvrir modèle" pour ouvrir le modèle en Word.
   
2. Sélectionnez le texte comme ci-dessous et utilisez la macro Compléments-->Mise en page--> Renouveler Lettre Recommandée.
    
3. Vérifiez le résultat, enregistrez et fermez le document.

 

 

 

Améliorations diverses

• A l'encodage des données pour les points de comparaison ( pour les ASF)  ActaLibra reprend le prix de vente de la fiche du bien comme prix au compromis dans la fenêtre des points de comparaison.
• Correction dans la fonction de recherche dans le répertoire ActaLibra : le champ de recherche correct est (à nouveau) proposé;
• Le numéro de compte est à nouveau mentionné à côté de l'extrait financier dans l'historique du client. (ActaLibra module Compta)
• Nouvelle version du formulaire pour la Communauté flamande "Leegstand of verkrotting - formulier overdracht.doc" dans Formulieren SDP  (nouveau n° de tél pour l' Agentschap Vlaanderen)
• Si le webservice ConsultImmo contient un code postal inéxistant  (comme par exemple 1051), cela ne provoque plus d'erreur dans ActaLibra..
• ActaLibra a été adapté aux webservices renouvelés de Credoc : Soils Version 6 (ConsultImmo), et FENT Version 4 (recherches BCE)
• eRegistration feedback
  Dans la fenêtre pour le traitement des réponses d'eRegistration, sous le filtre des actes refusés, nous avons ajouté un bouton Ignorer pour les actes rejetés. Vous pouvez l'utiliser pour les actes qui avaient été refusés et pour lesquels vous avez fait les corrections nécessaires en ligne. En cliquant le bouton Ignorer pour de telles lignes, ces lignes n'apparaîtront plus sous le filtre des actes refusés.

• Dans le planning global des dossiers, les dossiers contenant des tâches qui ne sont plus valables, ont maintenant le statut de dossier rouge.
  Par exemple, si votre état hypothécaire n'est plus valable, et une date ést prévue pour l'acte et inscrite dans le dossier (A passer le), la marge de la tâche est mise à -1 ce qui a pour effet que le dossier est en rouge (et pas seulement la tâche qui n'est plus valable)
• Lors de l'impression vers PDF d'un résultat d'une recherche dans le registre national, le numéro national est repris dans le nom du fichier PDF
• Il est maintenant possible d'encoder un numéro de compte IBAN extrêmement long (par exemple un compte en Ukraine avec 29 caractères).
• Les champs de la fiche personne "banque 1" et "banque 2" sont maintenant disponible en champ de fusion (DBlinker).
• Lors de la comptabilisation de paiements aux administrations externes Enregistrement, Vlabel ou Hypothèques, le logiciel affiche si nécessaire le message d'avertissement: "Attention vous utilisez un compte étude" . Pour d'autres journaux le message suivant peut apparaître "Attention vous utilisez un compte tiers" .
• Le repositionnement automatique des fenêtres ActaLibra tient maintenant également compte des grands écrans à haute résolution et également de changement de résolution. Par exemple si vous travaillez de la maison avec une connexion VPN, il était possible que des fenêtres ActaLibra s'ouvraient hors vue (hors écan). Ce souci est résolu.
• Le module ActaLibra CTI (intégration téléphonie) peut maintenant être configuré si vous utilisez des profils itinérants en Windows (roaming profiles). Prenez contact avec le Helpdesk si nécessaire.

 

Adaptations dans la banque de données

• Les adaptations habituelles pour les fiches de notaires et administrations.
• Adaptations des numéros de comptes bancaires des bureaux des hypothèques d'après la liste que nous avons reçu du SPF Finances.