ActaLibra mise à jour du 1er janvier 2018 - build 123

Aperçu des améliorations et adaptations dans les mises à jour ActaLibra du mois de décembre 2017 :

• modification des tarifs des bureaux des hypothèques
• modification des calculs dans les FFA (pour la Wallonie et Bruxelles)
• numéro de répertoire pour eRegistration avec préfixe annuel et barre oblique [optionnel]
• fiches des associations mises à jour
• corrections de dernière minute après le 1er janvier (dernières modifications 23/01/2018)

Pour accéder à la documentation des mises à jour précédentes, cliquez ce lien.

 

 

Modification des tarifs des bureaux des hypothèques

Les forfaits pour la délivrance des formalités et renseignements hypothecaires ont été indexés à partir du 1er janvier 2018. (voir article sur l'é-Notariat). C'est pourquoi les modifications suivantes sont faites dans ActaLibra :

Dans l'échelle "HYP rétribution inscription" les montants des inscriptions hypothécaires sont modifiés vers  220€ et 950€ :

Les constantes pour les transcriptions hypothécaires et les mainlevées sont modifiées vers. 230€ et 285€.

Les frais de rétribution pour les états hypothécaires sont à déterminer dans la FFA via le bouton ...  dans la colonne Montant. Dans cette liste, les nouveaux tarifs sont d'application.

 

Que faire pour les FFA des actes qui seront enregistrés en 2018 ?

Pour les actes non passés avec une FFA déjà créée en 2017 : la FFA contient toujours les anciens tarifs des formalités hypothécaires. Vous voyez une mention en haut de fenêtre lors de l'ouverture de la FFA.

Dans l'exemple ci-dessus, la FFA contient les anciens tarifs hypothécaires.

En haut à droite, un bouton Mise à jour vous permet de mettre mes tarifs à jour. Confirmez avec Oui dan sla fenêtr suivante:

Tous les montants et totaux concernés sont automatiquement adaptés. Ci-dessous le résultat de notre exemple.

Notez que les montants épinglés (cochés dans la colonne Fx) ne sont pas mis à jour. Cela vaut également pour les frais réels déjà comptabilisés (p.ex. pour un état hypothécaire déjà payé). .

 

 

 

Modification des calculs dans les FFA (pour la Wallonie et Bruxelles)

Droit de donation et droit d'enregistrement en Wallonie

L'introduction du décret du 13 décembre 2017 de la Région Wallonne, contenant plusieurs modifications fiscales, engendre les modifications suivantes dans ActaLibra :

• Échelle modifiée "Donation WAL-ligne directe-tarif préférentiel"
  
• Vente en viager
  Tarif pour le calcul des droits d'enregistrement pour une vente en viager en Wallonie est modifié vers 6%.
   
• La suppression du tarif de 15% pour les droits d'enregistrement en Wallonie

 

Indication du mode de calcul de l'abattement

À partir du 1er janvier 2018, la Région Bruxelloise et la Région Wallonne introduisent de nouveaux abattements pour le calcul des droits d'enregistrement. (voir articles sur l'é-Notariat)

Avant le 1er janvier 2018, une constante dans la colonne Montant de la FFA était utilisée pour calculer l'abattement dans ActaLibra. Désormais, il existe plusieurs montants de base pour le calcul de l'abattement dans les différentes régions. Afin d'éviter l'accumulation de lignes dans les FFA, nous avons décidé de modifier la méthode de travail dans ActaLibra.

Dans les FFA où un abattement pour le calcul des droits d'enregistrement peut être d'application (modèles Général, Vente, Vente publique, Vente Tva), un nouveau paramètre "Abattement sur" a été ajouté en dessous du paramètre Abattement Oui/Non

Si un abattement est d'application, commencez par indiquer 1 pour le paramètre Abattement Oui/Non.Ensuite, pour le paramètre Abattement sur, sélectionnez dans la liste déroulante sur quel montant l'abattement doit être calculé.
La liste de sélection contient actuellement toutes les possibilités des trois régions.

Toutes les formules ont également été adaptées pour pouvoir utiliser ce nouveau paramètre. Dans les lignes de calcul de votre feuille de frais d'acte, 15.000,00 n'est plus mentionné dans la colonne Montant. Et tout comme avant, il suffit de taper 1 dans la colonne Nombre, et la formule fait son travail. L'exemple ci-dessous montre un abattement en Flandre, mais le principe est le même pour les droits d'enregistrement bruxellois ou wallons.

 

 

 

 

Numéro de répertoire pour eRegistration avec préfixe annuel et barre oblique [optionnel]

Contexte

Actuellement, toutes les études ActaLibra n'utilisent pas la même numérotation du répertoire :

[A] Certaines études utilisent une numérotation continue à travers les années; p.ex. 12547, 12548, …
[B] D'autres études utilisent un préfixe annuel d 3 chiffres, suivi par un numéro d'ordre de 3 ou 4 chiffres; p.ex. 217001, 217002, … ou 2170001, 2170002, ...
[C] Encore d'autres utilisent un préfixe annuel de 4 chiffres, suivi par un numéro d'ordre de 3 ou 4 chiffres; p.ex. 2017001, 2017002, … ou 20170001, 20170002, …

Jusqu'à présent, ce numéro de répertoire (interne) d'ActaLibra était transmis tel quel vers l'eRegistration et vers le bureaux d'enregistrement et hypothèques et Vlabel. Cependant, ces administrations ont du mal à reconnaître et traiter ces différents types de numéros correctement.
ActaLibra prevoit maintenant la possibilité d'une numérotation adaptée à la demande de l'administration de la documentation du patrimoine,  pour les actes à partir du 1er janvier 2018 . Désormais, vous avez la possibilité - indépendemment de votre propre numéro de répertoire (interne)  - de précéder le numéro de répertoire d'un préfixe annuel de 4 chiffres suivi d'une barre oblique.  lors de l'envoi vers l'eRegistration.

p.ex. :

A/ 2018/12549
B/ ou C/  2018/001 ou 2018/0001

 

Non obligatoire

À défaut d'une base légale, vous pouvez décider de ne rien modifier à votre numérotation.

Si vous avez répondu à notre sondage récent auprès des notaires qui utilisent ActaLibra, que vous préférez ne rien changer, cette mise à jour du logiciel ne touchera pas à votre configuration actuelle, même chose pour les actes à partir de 2018. Vous pouvez alors ignorer la suite des explications à propos de la numérotation du répertoire.

 

Options en détail

Même si vous décidez de changer votre numérotation, la numérotation des actes jusque fin 2017 reste inchangée.
Les options pour la numérotation des actes à partir de 2018 sont les suivantes :

OPTION 1 : maintenir la composition actuelle de votre numérotation de répertoire ou la modifier légèrement.

OPTION 2 : envoyer vers l'eRegistration un numéro avec un préfixe annuel de 4 chiffres, une barre oblique et un numéro d'ordre

OPTION 3 : afficher dans ActaLibra un numéro de répertoire composé d'un préfixe fixe de 4 chiffres et une barre oblique, autrement dit, afficher le numéro tel qu'il est envoyé à l'eRegistration.

 

Comment configurer ces options ?

Pour modifier la composition des numéros de répertoire, cliquez le bouton Configuration, en bas à droite dans la fenêtre du répertoire dans ActaLibra.

À côté de la configuration de la numérotation du répertoire jusque fin 2017, vous voyez celle à partir de janvier 2018.

 

Exemple si vous utilisez en interne une numérotation continue à travers les années [A]

Exemple si vous utilisez en interne un préfixe annuel [B]

 

Option 1 : Vos numéros de répertoire sont composés d'un préfixe annuel + Numéro d'ordre

Dans les 2 premières cases de la configuration, vous indiquez comment vos numéros de répertoire (internes) sont composés.

Par défaut ces options peuvent rester invariées, mais vous avez la possibilité de passer à un préfixe de 4 chiffres au lieu de 3 (ou l'inverse) ou à un numéro d'ordre de 4 chiffres au lieu de 3 (p.ex. si vous prévoyez plus de 1000 actes en 2018).
 

IMPORTANT :
La modification de la composition de votre numérotation doit se faire avant l'attribution du numéro de répertoire au premier acte de 2018. En cas de problèmes, contactez notre helpdesk ActaLibra.

 

REMARQUE :
Pour d'autres modifications, tel que de passer d'une numérotation continue à un numérotation annuelle, prenez contact avec le helpdesk ActaLibra.

 

 

Option 2 : vers eRegistration avec Préfixe annuel et /

Telle est la nouvelle option qui répond à la demande des services patrimoines pour envoyer vos numéros de répertoire vers eRegistration avec un préfixe de 4 chiffres, une barre oblique et votre numéro d'ordre, p.ex. 2018/0001 ou 2018/12549.
Cochez l'option "vers eRegistration avec Préfixe annuel et /" pour obtenir ce numéro de répertoire dans votre eDossier dans ActaLibra.

Exemple si vous utilisez en interne une numérotation continue [A]

Dans cet exemple, l'étude utilise une numérotation continue 32192, 32193, ... , mais le numéro transféré à l'eRegistration est le 2018/32192, 2018/32193.

 

Exemple si vous utilisez en interne un préfixe annuel [B]

Dans cet exemple, l'étude utilise une numérotation interne avec un préfixe annuel de 3 chiffres comme 2180001, 2180002, ... , mais le numéro transféré à l'eRegistration est le 2018/0001, 2018/0002 (avec un préfixe annuel de 4 chiffres + barre oblique).

 

Cette option est ACTIVÉE par défaut dans les cas suivants :

1. dans notre sondage, vous avez répondu être d'accord d'utiliser cette numérotation de répertoire avec une barre oblique.
2. ou si vous utilisez déjà une numérotation avec un préfixe annuel de 3 ou 4 chiffres, sauf si vous avez répondu dans le sondage ne pas être d'accord d'utiliser une barre oblique pour l'eRegistration.

IMPORTANT :
Comme indiqué par l'icône d'avertissement jaune (et le texte d'avertissement), le numéro de répertoire saisi dans le document de votre expédition doit être identique à celui envoyé aux services patrimoines. Si ce n'est pas le cas, vous risquez un refus par eRegistration.

Évenutellement, vous pouvez cocher cette option plus tard, après avoir envoyé déjà quelques actes pour 2018 sans barre oblique /.

Cette option change le numéro de répertoire aux endroits suivant dans ActaLibra :

1. l'eDossier (pour eRegistration)
   
2. les formalités d'enregistrement lors de la création d'une expédition
   
3. la fusion du champ %repertoriumnummer (numéro de répertoire) dans les documents
    
4. le répertoire ActaLibra, à condition d'afficher les numéros entiers dans votre répertoire (= option 2018/0001, 2018/0002, ... dans la liste de sélection "Affichage N°Rép dans le Répertoire")
   Vos choix sont immédiatement visualisés dans la colonne N°Rép de l'exemple en bas de la fenêtre de la configuration. Cette correspondance est obligatoire car votre répertoire est revisé par le bureau d'enregistrement.
   
   ActaLibra met automatiquement une espace derrière la barre oblique. Ainsi le numéro est réparti sur deux lignes, ce qui augmente la lisibilité.
   Réduisez éventuellement la colonne N°Rép de votre édition Word pour avoir cette même répartition sur deux lignes.

A d'autres endroits dans ActaLibra, le numéro de répertoire reste inchangé, sans barre oblique et avec votre système interne de numérotation. Si vous le souhaitez autrement, lisez Option 3.
 

 

Option 3 : Afficher le préfixe annuel et /  dans ActaLibra

Si vous avez déjà indiqué de vouloir utiliser la barre oblique dans le numéro de répertoire envoyé à l'eRegistration, vous souhaitez peut-être voir ce numéro de répertoire avec /  partout dans ActaLibra.
Dans ce cas, il suffit de cocher également la nouvelle option "Préfixe annuel et / également afficher dans ActaLibra".

Cette option est uniquement disponible si vous avez déjà coché l'Option 2.
Vous pouvez cocher ou décocher cette option à tout moment.

Cette option ne change rien à votre numérotation interne. Seul l'affichage des numéros de répertoire dans ActaLibra sera identique au numéro envoyé vers l'eRegistration. Vous retrouvez cet affichage dans votre dossier, FFA, le livre de expéditions, dans des listes et rapports, fenêtres de recherche, ...

p.ex.

Le numéro de répertoire dans votre dossier est affiché comme il est envoyé vers l'eRegistration, mais en soi, il reste toujours votre numéro interne. Vous le voyez quand vous mettez le curseur dans la case, à ce moment-là ActaLibra change de mode d'affichage en mode d'édition. Ce n'est que quand vous quittez la case (p.ex. avec la touche Tab), que vous voyez à nouveau l'affichage prévu pour eRegistration.

 

Saisie et recherche d'un numéro de répertoire plus pratique

En plus des nouvelles posibilités pour la numérotation du répertoire, nous avons facilité la saisie et la recherche d'un numéro de répertoire.

Vous pouvez maintenant taper "année barre oblique numéro". Si vous tapez p.ex. 18/1 ou 2018/1 of 218/1, ActaLibra le convertira automatiquement en 2180001 ou 2018001 ou 20180001, en fonction de votre configuration pour 2018.
Si vous tapez 17/321 ou 2017/321, ActaLibra le changera en 2170321 ou 20170321 ou 217321, en fonction de la configuration jusque fin 2017.

Pas besoin donc de connaître le format de chaque année, ActaLibra le convertit correctement.

Vous pouvez utiliser cette méthode de taper dans les fenêtres de recherche et lors de la saisie d'une sélection de numéros de répertoire "de" - "à" pour les listes ou rapports.

 

 

 

 

Améliorations diverses

Mise à jour des fiches des notaires et associations

Comme d'habitude, les fiches des notaires et associations sont mises à jour.

 

Données de contact des services Grosses auprès des banques

Dans vos fiches de banques (siège principal), une adresse e-mail a été ajoutée sous l'onglet Contacts. Il s'agit de l'adresse e-mail à utiliser pour l'envoi de document postacte au service pour les grosses.  Ces adresse ont été ajoutées dans vos fiches contenant le numéro de TVA des banques concernées - (ainsi ces fiches pouvaient être détéctées et mises à jour).

Ces adresses e-mail (de la liste FedNot) sont alors accessibles lors de la rédaction d'un e-mail à partir de l'aperçu des documents dans ActaLibra.

P.ex. La banque ING est une des parties dans votre dossier de crédit.  Après avoir sélectionné le document dans ActaLibra et après avoir cliqué le bouton e-Mail, , vous pouvez cliquer le bouton  A... pour sélectionner les adresses connues dans le dossier. Vous y verrez  le contact  "email post-akte/acte" pour ING :

 

 

Adaptations dans le module Compta

• La recherche automatique est restaurée quand vous tapez une partie d'un nom, d'un compte bancaire etc... lors de la comptabilisations de pièces financières (banques, compensations, listes bancaires). Seule exception : la recherche spéciale PDB pour attribuer un client à une transaction bancaire.
   
• Le logiciel effectue un contrôle supplémentaire lors de l'enregistrement d'une écriture de vente : une écriture de type Intracommunautaire ne peut pas être combinée avec un numéro de TVA BE.
   
• Pour l'impression d'une facture, plusieurs lignes ont été prévues pour encoder une communication libre en bas de page. Vous pouvez configuer la mention à affciher via le bouton de configuration dans la fenêtre d'impression d'une facture. Dans le fichier factuur.ini qui s'ouvre, vous trouvez les lignes suivantes  :

VrijeMededeling_LabelNL=binnen BTW-eenheid
VrijeMededeling_LabelFR=dans Unité TVA
VrijeMededeling_MeldingNL=buiten BTW toepassingsgebied ingevolge BTW eenheid
VrijeMededeling_MentionFR=Opération hors champ - Unité TVA
VrijeMededeling_bold=N
VrijeMededeling_Rood=N

Un telle configuration vous donne l'option/mention suivante :

l'option disponible

la mention sur la facture imprimée :

 

• Si une transaction bancaire met le solde client à 0,00  et un commentaire d'un solde préalable existait encore, le logiciel demande la permission d'effacer le commentaire.
  Cette question était répétée plusieurs fois, même si vous aviez répondu Oui. Ce problème est résolu.
   
• Quelques améliorations ont été apportées au traitement de fichiers Coda contenant des mentions inhabituelles.
   
• La communication structurée pour les paiements à Vlabel est maintenant transmise sous un format correct dans vos fichiers de paiement, ce qui permet un traitement correct par Vlabel.

 

Corrections de dernière minute après le 1er janvier 2018 

Update_20180122 (23 janv 2018)

• Le numéro de compte correct etant connu maintenant pour le virememnt de provision pour le Registre des gages, est inscrit dans la fiche REGGAGES.ou PANDREG.
   
• Après l'introduction de la nouvelle façon d'indiquer l'abattement dans une FFA, ActaLibra proposera par défaut la valeur "abattement sur" de votre région. Pour les études en Flandre le nouveau paramètre indique par défaut 15.000,00€, pour les études wallones 20.000,00€ et pour les études bruxelloises 175.000,00€.
  Vous devez encore indiquer vous même si il y a un abattement à compter via le paramètre Abattement O ou N [valeur 1 = il y a un abattement]. Si l'abattement à compter est d'une autre région que la votre, vous devez également choisir la valeur voulu du paramètre  "Abattement sur".
   
• Cette mise à jour corrige l'ordre des paramètres des FFA (où c'était nécessaire).
   
• Correction de quelques liens entre les communes et le Tribunal de Commerce compétent pour ces communes.
   
• Mise à jour de fiches , entre autres:
  - noms corrects : Bossuyt & Lecluyse notarisvennootschap BV ovv BVBA / Andrée Verelst & Bénédicte Boes BVBA / Frédéric BAUWENS Notarisvennootschap BV BVBA / DEVOS, TURPYN, MULLIE & VOET NOTARISSENASSOCIATIE BV BVBA
  - nouvelle adresse: REUL Vincent
  - compte d'étude pour le notaire  D'Hollander
  - ex-association Michel COËME &  Anne MICHEL;
  - N° de TVA pour  Michel COËME, Anne MICHEL & Manon DEPREZ / voor Sébastien Dupuis, notaire SPRL

 

Update_20180117 (17 jan 2018)

• Dans cette mise à jour, ActaLibra présente une série de dispositions supplémentaires concernant le Registre National des Gages.
  Via ce lien, vous trouverez la documentation nécessaire.

 

Update_20180110 (10 janv 2018)

• Fusion de données en Word : ceraines études ayant le numéro de répertoire dans leur bloc de texte ETUDE_REFERENCE, pouvaient avoir un souci en cas de numéro de répertoire non-existant et voir un $ ou #. Ceci a été rectifié.
   
• module Compta : les études qui font une déclaration à la TVA trimestrielle, peuvent maintenant utiliser la case  TVA 91 pour la déclaration du quatrième trimestre. Jusqu'à présent cette case n'était  accessible que pour la déclaration mensuelle..
   
• Nous avons apporté des améliorations au système de synchronisation avec le feedback d'eRegsitration. ActaLibra détecte mieux les actes encodés en ligne manuellement et qui pouvaient avoir un numéro de répertoire écrit différemment. Après la mise à jour, le logiciel revoit le feedback à partir du 1er novembre 2017 à fin de récupérer les réponses qui n'avaient pas été détectées.
   
• mise à jour de fiches (nouvelles associations de notaires)
   

La mise à jour du 10 janvier requiert le remplacement des modules Compta et Dataview. Ce remplacement ne doit pas se faire immédiatement. Pour les études qui travaillent avec un Terminal Server ces modules seront remplacés automatiquement pendant la nuit (à condition d'avoir fermé ActaLibra sur tous les postes en fin de journée).
Si vous faites la mise à jour en cours de journée, tout le monde doit sortir des modules Compta et Dataview  à fin de pouvoir les remplacer.

 

 

Update_20180108 (8 janv 2018)

ActaLibra pouvait se figer lors de l'ajout d'une FFA. Ceci pouvait arriver si aucun modèle de FFA n'avaot été configuré pour ce type de dossier. Ce problème a été résolu.
 

• Adaptation des échelles pour les  droits d'enregistrement réduits en Wallonie.

La mise à jour du 10 janvier requiert le remplacement des modules Compta et Dataview. Ce remplacement ne doit pas se faire immédiatement. Pour les études qui travaillent avec un  Terminal Server ces modules seront remplacés automatuquement pendant la nuit (à condition d'avoir fermé ActaLibra sur tous les postes en fin de journée).
Si vous faites la mise à jour en cours de journée, tout le monde doit sortir des modules Compta et Dataview  à fin de pouvoir les remplacer.

 

 

Update_20180104 (4 janv 2018)

• adresse e-mail adaptée pour le service Grosses de Record bank. 
  Ces adresse e-mail se trouvent sous l'onglet Contacts si vous avez une fiche personne pour cette banque avec un numéro d'entreprise correspondant (pour Record bank = BE0403.263.642).
   
• fenêtre de configuration du Répertoire : option renommée : Nombre continu au lieu de (Pas de préfixe)
   
  
  Cette option est pour les études qui veulent continuer à utliser un numéro continu (donc PAS de renumérotation à partir de 1 chaque année). Si  vous voulez faire précéder ce numéro continu de 2018/  dans eRegistration, il faut alors cocher l'option "vers eRegistration avec Préfixe annuel et /".
• FFA - paramètres : il est à nouveau possible d'encoder des montants en Francs belges pour la radiation d'anciennes inscription.
   
• L'onglet Paramètres affiche également le numéro P du paramètre, pour éviter de devoir ouvrir le modèle de calcul (modèle FFA) pour voir le numéro P à utliser dans les formules

 

 

Update_20180103 (3 janv 2018)

• Pour une FFA avec un ancien tarif HYP, mais SANS valeurs encodées sous les paramètresle logiciel ne propose pas de mettre à jour les valeurs à 0.
   
• Quand vous cochez dans la fiche dossier que l'acte est signé, ActaLibra propose à nouveau la date d'aujourd'hui comme date de passation.
   
• Même avec un numéro de répertoire continu, vous pouvez opter d'afficher ce numéro précédé d'une préfixe et / dans  le répertoire, pour chaque acte.
  
• [Compta] solde client affiché maintenant correctement pour les confrères (inclusion des écritures honoraires à recevoir)
   
• [Compta]
  Le traitement des fichiers Coda, ignore les extraits avec des paiements en devises étrangères.

 

 

Update_20180102 (2 janv 2018)

• correction de l'envoi correct des numéros de répertoire avec barre oblique dans eDossier et eRegistration
  la mise à jour doit remplacer le module Webservices. Dans un contexte de Terminal Server tous les utilstaeurs doivent sortir d'ActaLibra pour permettre cette msie à jour
   
• la mise à jour corrige un bug dans la recherche de numéros bis (champ numéro de répertoire).
   
• Modification automatique pour les retributions hypothécaires vers les tarifs en vigueur à partir de 2018, y compris pour les inscriptions de crédit et de transferts d'hypothèques.
  Ainsi vous n'aurez (presque) plus de modifications manuelles à faire pour les tarifs hypothécaires.