ActaLibra mise à jour janvier 2023
L'encodage des données destinées au Fonds notarial dans l'e-dossier
Depuis la réforme des honoraires début janvier, il y a des données supplémentaires à remplir pour les actes de vente et de renonciation à succession dans le Dossier Manager. (Vous trouvez la liste complète des types d'acte concernés dans le mode d'emploi de Fednot: module Fonds notarial.)
Au moment de l'envoi de eRegistration vers NABAN, les données supplémentaires encodées sont transférées vers l'application NFN. Bientôt les notaires auront accès à l'appli NFN pour y trouver un aperçu mensuel et un décompte trimestriel.
Pour faciliter l'encodage supplémentaire, l'eDossier dans ActaLibra a été adapté afin de pouvoir récupérer les données existantes du dossier et de la FFA. Après avoir vérifié/complété ces données, elles seront ajoutées à ce qui est mis en ligne dans le Dossier Manager.
Les données nécessaires dans ActaLibra
Les données qu' ActaLibra propose d'envoyer vers le NFN sont basées sur ce que vous avez encodé, notamment :
1. les notaires intervenants (via les parties dans le dossier/ le % des honoraires à payer dans la FFA/ et notaires intervenants indiqués dans l'eDossier - préparation acte.
2. les honoraires dans la FFA selon les formules avec les nouveaux barèmes
3. le type d'acte sélectionné dans l'eDossier (préparation acte)
1. Le(s) confrère(s) intervenant(s)
Pour comnuniquer les notaires intervenants et leur quote-part d'honoraires de façon correcte, les informations suivantes doivent figurer dans ActaLibra:
- Chaque confrère intervenant doit figurer sous l'onglet Parties dans la fiche dossier avec la qualité 'confrère'.
Astuce : s'il s'agit d'un notaire associé, mais vous ne connaissez pas encore l'associé au démarrage du dossier, vous pouvez encoder l'association comme partie 'confrère'.
- Le quote-part des honoraires pour chacun des notaires intervenants. Sous l'onglet Honoraires à payer de la FFA, il faut avoir indiqué quel pourcentrage pour chaque notaire intervenant.
- Indication du notaire intervenant dans l'eDossier - préparation acte. Il était déjà possible d'ajouter le(s) notaire(s) intervenant(s) aux données pour l'upload vers le DM (pour Naban par ex.). Ceci devient encore plus important pour le NFN. Si ActaLibra trouve une ou plusieurs parties avec la qualité "confrère" dans le dossier, un bouton en haut à droite est disponible sous l'onglet Préparation acte de l'eDossier ActaLibra. Si c'est bien ce confrère que vous voulez transférér vers le DM en tant que notaire intervenant vous pouvez cliquer Sauvegarder.
Si ActaLibra trouve une association de notaires avec la qualité 'confrère' dans les parties, vous pouvez indiquer ici le notaire associé qui a co-signé l'acte.
2. Les honoraires dans la FFA
- Dans la passerelle actuelle vers le NFN seul le montant de base sur lequel les honoraires sont calculés, ainsi que le barème appliqué doivent être transmis. Ce n'est donc pas le montant calculé des honoraires qui est transmis!
- Le montant de base sur lequel les honoraires sont calculés, est déduit de la formule derrière la ligne d'honoraires choisie dans la FFA.
Si la formule est p.ex. S305[P364+P365] ... , et S305 réfère au nouveau Barème J, le montant est donc [P364+P365], c'est-à-dire la somme des paramètres Montant de base et Charges; qui est la base pour le calcul des honoraires.
Il est donc important de remplir ces paramètres et de sélectionner la ligne d'honoraires correcte. - Le barème est déduit de la formule pour la ligne d'honoraires sélectionnée dans la FFA.
3. Le sous-type de dossier:
Les données à transférer au Fonds Notarial ne sont d'application que pour les types d'acte de vente et les renonciations à succession. Quand vous sélectionnez un tel type d'acte dans l'eDossier, un bouton NFN détails... apparaîtra. Il ne sera pas visible pour les autres types d'acte.
A droite de ce bouton vous voyez la mention "Les informations NFN doivent encore être saisies"
Les données ne sont donc pas prêtes pour l'upload
La fenêtre qui s'ouvre est adaptée au type d'acte sélectionné.
Les données destinées au NFN pour les ventes
En cliquant le bouton NFN Details..., la fenêtre suivante s'ouvre :
- État: Proposition ActaLibra
Le programme vous propose ici les données trouvées dans la fiche dossier et la FFA. Vérifiez si c'est en effet ce que vous voulez mettre en ligne.
- Règles sociales d'application?
Indiquez Oui ou Non.
- Montant de base calcul honoraires
C'est la somme des montants des paramètres de la FFA, sur laquelle le barème (J, K, Jbis ou Kbis) est appliqué. Dans la plupart des cas, il s'agit du montant de base + les charges.
Si vous êtes d'avis que le montant n'est pas correct, vous devez faire la correction à la source, dans la FFA et ensuite cliquer le bouton Rafraîchir dans cette fenêtre.
- Barème :
également repris de la FFA. Corrigez dans la FFA si nécessaire et cliquez Rafraîchir.
- Contribution des notaires intervenants :
comme trouvé sous l'onglet Honoraires à payer de la FFA
Si vous avez coché l'option que les règles sociales sont d'application, la fenêtre change et vous avez encore quelques détails à encoder manuellement :
Après avoir tout vérifié, cochez l'option Données prêtes à être téléchargées vers DossierManager et cliquez le bouton Sauvegarder.
Létat change vers à uploader.
Ces données seront ajoutées à l'eDossier.
Les données NFN pour une acte de renonciation à succession
Voici la fenêtre NFN quand vous sélectionnez comme type d'acte Acte de renonciation à succession :
- Indiquez l'option Gratuit ou Payant.
- Cochez ensuite Données prêtes à être téléchargées vers DossierManager
- Cliquez Sauvegarder. La première partie avec la qualité 'défunt' sera transférée vers le NFN. L'état change vers à uploader. Fermez la fenêtre.
L'upload même
Après avoir vérifié/complété les données, vous pouvez procéder à l'upload de l'eDossier entier (après avoir ajouté les documents).
Pour la partie des données NFN, le téléchargement est sécurisé de la même façon que le service web que vous utilisez pour les demandes SSH. Le collaborateur qui fait l'upload avec des données NFN devra s'authentifier et peut donc voir les mêmes écrans de connexion que pour les demandes SSH.
En cas de données incomplètes
ActaLibra peut afficher des fenêtres d'avertissement en cas de données manquantes :
Données manquantes concernant les notaires intervenants
- Vous n'avez pas encore ajouté le notaire intervenant à l'eDossier. Vous pouvez le faire à partir de cette fenêtre via le bouton déterminer...
- Vous avez ajouté le(s) notaire(s) intervenant(s) dans les parties après avoir déjà créé la FFA. Et il(s) manque(nt) donc sous l'onglet Honoraires à payer de la FFA. Vous pouvez les ajouter via le bouton ouvrir FFA.
Dès que vous cliquez les '...' pour ajouter un confrère, ActaLibra propose de les reprendre des parties du dossier.
Données manquantes concernant le calcul des honoraires
Dans la passerelle actuelle vers le NFN ce sont le montant de base sur lequel les honoraires sont calculés et le barème appliqué qui seront transmis. Ce n'est donc pas le montant calculé des honoraires qui est transmis (ni en guise de contrôle).
ActaLibra déduira le montant de base de la formule derrière la ligne d'honoraires sélectionnée dans la FFA.
Si vous avez modifié ce montant manuellement dans la FFA, ou vous n'avez pas utilisé une ligne avec une formule de calcul, ce montant n'est pas repris dans la fenêtre NFN :
Dans un tel cas, vous pouvez, soit faire la correction dans la FFA et ensuite cliquer le bouton Rafraîchir, soit vous encodez le montant et le barème ici. Cette action sera notée comme un transfert de données manuel dans ce cas.
Plus d'une feuille de frais avec honoraires comptés
Si vous avez dans votre dossier, plus d'une FFA dans laquelle des honoraires sont indiqués, le programme ne peut pas faire de proposition automatique pour le transfert de données au NFN.
Pour l'instant, il n'est pas possible non plus de transférér plusieurs transactions juridiques dans un acte au NFN via ActaLibra.
Dans un tel cas, assez rare, vous devez passer par le bouton NFN dans le DM même et y encoder les données (montant de base et barème) pour chaque transaction juridique séparément.
Fonction de recherche pour les actes transférés avec données NFN
Une fonction spéciale de recherche a été prévue que vous trouvez dans
ActaLibra Etude>Menu>Recherches<Autres recherches dossier>Liste des dossiers: données NFN.
ActaLibra Compta>Recherches>recherches de feuilles de frais d'acte>Liste de dossiers: données NFN
La liste de résultats vous aide à vérifier si vous avez transféré des données au NFN pour les actes à partir de janvier 2023.
Seuls les actes pour lesquels vous avez utilisé le transfert des infos NFN via ActaLibra sont affichés ici. Vous voyez les honoraires transmis au NFN (base saisie) ainsi que le barème, si l'acte est en ligne et les confrères et leur quote-apart (pct) transmis au NFN.
Cette liste deviendra un outil de comparaison avec les données que les notaires recevront du NFN. Elle sera adaptée dans les semaines/mois qui suivent dès que nous avons des informations à propos du décompte que vous allez recevoir du NFN.
