Aperçu des améliorations et adaptations dans ActaLibra - édition novembre - decembre 2020
- Travailler de manière plus souple avec les dossiers et sous-dossiers
- Filtres supplémentaires dans le planning global et le tableau de bord post-acte
- Plus de contrôle pour la clôture en vrac de dossiers
- Reprendre les pièces jointes au format PNG des e-mails
- Nouvelle carte dans ActaMaps Wallonie
- Conversion formes juridiques obsolètes dans les fiches société
- Nouveaux tarifs pour les formalités et certificats hypothécaires à partir du 1/1/2021
- Adaptations des numéros de téléphone des Bureaux de Sécurité Juridique
- Adaptations dans le module Compta
Adaptations module Étude
Travailler avec les dossiers et sous-dossiers de manière plus souple
Sur une fiche dossier l'affichage de la liste des dossiers ou sous-dossiers liés a été amélioré.
Tous les sous-dossiers sont maintenant visibles à tout moment, sur la fiche du dossier principal mais également sur la fiche de chaque sous-dossier.
Naviguer entre les différents sous-dossiers est devenu plus facile via le bouton Sous-dossier ou simplement en cliquant, dans la liste le sous-dossier que vous voulez ouvrir.
Le fonctionnement est expliqué en détail ci-dessous.
A partir du dossier principal ...
Vous voyez la liste de tous les sous-dossiers liés à ce dossier principal. Le sous-dossier que vous sélectionnez en le cliquant, est affiché sur fond jaune.
Pour naviguer vers ce sous-dossier, il suffit de cliquer le bouton sous-dossier (comme avant), ou, plus simplement, par double-clic sur la ligne sélectionnée.
A partir du sous-dossier...
Les autres sous-dossiers liés sont maintenant également visibles. Le sous-dossier dans lequel vous vous trouvez se distingue dans la liste par son affichage sur fond bleu.
Naviguer vers un autre sous-dossier se fait par double-clic sur la ligne concernée dans la liste ou en sélectionnant le sous-dossier dans la liste, suivi d'un clic sur le bouton sous-dossier.
Vous pouvez retourner au dossier principal à l'aide du bouton dossier principal.
Le bouton copier... permet de :
- Créer un nouveau sous-dossier
et de reprendre les parties ou/et le(s) bien(s) d'un autre sous-dossier - au choix - dans le nouveau (sous)dossier.
- Créer un nouveau dossier (principal)
Si vous décochez l'option Comme sous-dossier de ..., vous créez un nouveau dossier avec un nouveau code, qui n'est pas lié aux autres. Mais vous avez quand même la possibilité de reprendre les parties et/ou biens.
Si la liste des sous-dossiers est devenue très longue, le bouton 
permet de cacher la case jaune pour commentaire et de voir plus de sous-dossiers affichés.
Recliquer le bouton 
pour faire réapparaître la case commentaire.
A partir de la fiche personne - sous l'onglet Dossiers ...
Vous pouvez créer un nouveau dossier. Dans cette fenêtre, vous avez maintenant les mêmes possibilités pour la création d'un dossier ou sous-dossier avec l'option de reprendre des parties et/ou biens d'un dossier lié, au choix.
Ici, l'option pour reprendre des parties et/ou biens n'est pas cochée par défaut.
Onglet Dossiers sur la fiche personne
Sous l'onglet Dossiers de la fiche personne, une option a été ajoutée au dessus de la liste à droite pour également afficher les dossiers clôturés. Par défaut l'option est cochée. Mais vous pouvez donc la décocher pour ne voir que les dossiers en cours. Votre choix est retenu sur votre PC.
Filtres supplémentaires dans le planning global et dans le tableau de bord post-acte
Planning global
Dans le planning global, un filtre supplémentaire a été ajouté sous Sélection et regroupement par. Il s'agit de la sélection par Gestionnaire ou exécutant.
Avec ce filtre apliqué vous voyez en un seul affichage :
- toutes les tâches dans les dossiers pour lesquel la personne sélectionnée est le gestionnaire de dossier, et
- toutes les tâches dans les dossiers pour lesquelles la personne sélectionnée est l'exécutant de la tâche.
Le but de cette sélection est de permettre au notaire de parcourir avec son collaborateur toutes ses responsabilités dans les dossiers en cours, en tant qu'exécutant et en temps que gestionnaire.
Attention! Pour utiliser ce filtre correctement, vous devez indiquer un collaborateur spécifique dans le champ à droite de ce champ. Ici, il n'est pas possible de sélectionner (tous).
Tableau de bord post-acte
Dans le tableau de bord post-acte, le filtre Titulaire a été ajouté. Ce filtre supplémentaire peut être utile pour les associations et études à résidences multiples .
Le filtre se trouve à droit du filtre Gestionnaire. Élargissez au besoin la fenêtre du tableau de bord pour le voir.
Plus de contrôle lors la recherche de dossiers à clôturer en vrac
La recherche des dossiers à clôturer en vrac a été simplifiée pour vous donner plus de contrôle. Elle suit la logique du tableau de bord post-acte. En plus, la mise en page de cette fenêtre a été améliorée et vous donne plus de sélections. (Vous trouvez cette fenêtre sous Programme > Menu > Gestion de dossiers > Dossiers à clôturer.)
Attention:
- Avant d'effectuer ce nettoyage en vrac de dossiers à clôturer il est conseillé de se concerter avec le (la) collègue qui s'occupe de l'archivage des dossiers !
- Ce nettoyage en vrac a été conçu pour la clôture d'anciens dossiers.
Via le nouveau bouton Dossiers par an vous obtenez une liste avec - par année - le nombre de dossiers qui pourraient être clôturés et en plus des colonnes contenant des informations utiles dans le cadre de cette clôture. Dans cette fenêtre il est également possible de sélectionner une seule année pour la clôture en vrac des dossiers de l'année sélectionnée.
La liste des dossiers à clôturer peut être restreinte à :
- Uniquement les dossiers pre-acte (dossiers dont l'acte n'est pas passé);
- Uniquement les dossiers post-acte (dossiers dont l'acte est passé);
- Les dossiers d'un gestionnaire spécifié;
- Uniquement les dossiers dont toutes les tâches démarrées sont terminées.
Via le bouton Rechercher dossiers à clôturer vous obtenez la liste de tous les dossiers qui peuvent être clôturés suivant la sélection indiquée (et selon la logique du tableau de bord post-acte).
Attention! Quand vous clôturer ces dossiers, ils ne sont pas encore nettoyés : c'est à dire: les tâches non-utilisées ne sont pas supprimées, les documents ne sont pas mis en lecture-seule etc... Ce nettoyage se fait via le bouton Nettoyage en vrac en bas dans la fenêtre.
Les autres boutons en bas de la fenêtre permettent d'exécuter les actions suivantes :
- Dossier
Naviguer vers le dossier concerné - Ferme/Rouvre dossier
Ferme ou ouvre uniquement le dossier indiqué. Dans la colonne de droite "Cl" vous voyez quels dossiers sont clôturés ou non (N = ouvert / O = clôturé). Les dossiers que vous avez clôturé n'apparaîtront plus dans la liste après un refresh de cette fenêtre. - Fermer tous ces dossiers
Ce bouton permet de clôturer en un mouvement tous les dossiers affichés dans la liste. Une fenêtre demande votre confirmation :
- Nettoyage en vrac
- Après la clôture des dossiers, ils peuvent également être nettoyés.
- Avant de faire ce nettoyage en vrac, vous pouvez déterminer quelles actions doivent être effectuées pour ce nettoyage. Allez sous Programme > Menu > Gestion des dossiers > Dossiers à clôturer. Onglet Nettoyage par défaut.
Dans le cadre de ce nettoyage en vrac, la fenêtre de recherche de dossiers contient maintenant 2 critères de recherches en plus :
Ces deux critères de recherches peuvent vous aider dans le nettoyage de dossiers :
- Nettoyé après clôture O/N.
Cette recherche trouve les dossiers clôturés, mais qui n'ont pas encore été nettoyés Nettoyé après clôture=N.
- Avec une FFA O/N.
Cette recherche trouve les dossiers pour lesquels aucune FFA n'a été créée (Avec une FFA=N).
Ce filtrage existe déjà dans le tableau de bord post-acte (FFA à faire), mais uniquement pour les dossiers passés.
Reprendre les pièces jointes au format PNG des e-mails
La fonction Message vers dossier dans Outlook reprend maintenant les pièces jointes au format PNG.
Ce format de fichier devient de plus en plus commun, par exemple les photos provenant de smartphones ou les captures d'écran.
Attention!
Seuls les fichiers PNG en pièce jointe seront repris dans le dossier. Les fichiers PNG dans le corps du texte du message ne sont pas repris.
Astuce :
Pour enregistrer une image incluse dans le message, vous pouvez faire un clic de droite et Enregistrer en tant qu'image...
Ensuite, collez (Ctrl+V) le chemin d'accès vers le dossier dans la fenêtre Windows dans le champ Nom de fichier.
Fenêtre de recherche notaires
La fenêtre de recherches notaires peut maintenant chercher à base du nom%prénom et prénom%nom.
Vous pouvez donc également d'abord taper le prénom suivi du nom, séparé par % ou non.
Vous trouvez la fenêtre de recherche pour notaires sous Programme > Menu > Recherches > autres recherches personnes > Notaires / Études.
Conversion formes juridiques obsolètes dans les fiches société
Depuis 1/1/2020 certaines formes juridiques de société sont devenues obsolètes. Depuis cette date il est obligatoire d'utiliser la forme juridique correcte. Cette obligation vaut également pour les sociétés qui n'ont pas passé d'acte pour être conforme à la nouvelle loi.
Pour la pluspart des anciennes formes (P.ex. SPRL) la conversion automatique vers 1 nouveau type juridique est possible:
SPRLU -> SRL
Comm.V -> Scomm
SPRL -> SRL
SC SNC -> SNC
SC SCS -> Scomm
SC SA -> SA
SC SPRL -> SRL
SPRLU FS -> SRL
SNC FS -> SNC
SCS FS -> CommV
SA FS -> SA
SPRL FS -> SRL
SDC -> SASPJ
Pour les autres formes juridiques devenues obsolètes, la société en question doit elle même choisir 1 des nouvelles formes juridiques. Pour ces sociétés-là, ActaLibra ne peut donc pas faire de conversion automatique.
Quelles fiches de société seront automatiquement adaptées par cette mise à jour ?
Il s'agit des sociétés qui figurent en tant que partie dans des dossiers en cours - ouverts depuis le 1/1/2019 et dont l'acte n'est pas encore passé. Dans ces fiches-là, le type de société est automatiquement converti vers la nouvelle forme juridique.
En plus, à partir de cette mise à jour, l'ancienne forme juridique est automatiquement convertie vers la nouvelle forme dans chaque fiche de société ajoutée en tant que partie dans un dossier. Le champ mémo affichera en commentaire quand cette conversion a eu lieu et quelle était l'ancienne forme juridique.
P.ex. 03/12/2020: type modifié de "SDC" vers "SASPJ"
Nouvelle carte ActaMaps Wallonie
La carte ‘Orthophotos 1994-2000’, a été ajoutée à ActaMaps pour la Wallonie.
Il s’agit de la carte datée de 1994 que nous trouvons dans l’historique du bien (Voyage dans le temps – sur WalOnMap)
Cette carte permet de vérifier les modifications de la parcelle dans le temps.
Pour reprendre cette carte dans chaque rapport ActaMaps, vous devez la cocher dans liste des cartes disponibles :
Cliquez sur le bouton "Paramètres" en bas à gauche dans la fenêtre ActaMaps
Ensuite, cliquez sur Wallonie pour ouvrir la liste de cartes disponibles pour la Wallonie. Cochez la carte et cliquez Confirmer.
Désormais, cette carte sera reprise dans le PDF de chaque nouvelle recherche ActaMaps.
Nouveaux tarifs pour les formalités et certificats hypothécaires à partir du 1/1/2021
Les tarifs forfaitaires pour les rétributions hypothécaires sont indexés à partir du 1er janvier 2021.
Tous les actes soumis pour les formalités d'inscription et transcription hypothécaire avant le 31/12/2020 avant 12h00 seront encore sous l'ancien tarif.
Pour les demandes de certificats hypothécaires, c'est la date de la demande (endéans les heures de bureaux des bureaux SJ - donc avant 12 h) qui compte.
Voir les infos détaillées sur l'e-notariat.
Dans ActaLibra la mise à jour prévoit les modifications suivantes :
Pour les formalités hypothécaires
Pour un calcul correct dans les feuilles de frais d'actes, les échelles et constantes ont été adaptées suivant les nouveaux tarifs :
Ces tarifs sont appliqués dans les calculs pour toutes les nouvelles FFA que vous créez à partir de maintenant.
Pour les FFA créées avant cette mise à jour, un message vous avertit que le ce sont les anciens tarifs qui sont inscrits. Pour les actes qui seront passés en janvier ou plus tard, il suffit, d'utiliser le bouton Mise à jour pour appliquer les tarifs indexés dans la FFA existante.
Remarque: si vous créez une nouvelle FFA, et vous avez besoin de 'lancien tarif, vous pouvez le modifier manuellement:
Pour les demandes de certificats hypothécaires :
Dans une nouvelle FFA, ou une FFA existante, vous pouvez cliquez les '...' sur la ligne de la demande de l'Etat préalable pour indiquer le type de certificat - avec son propre tarif. Dans cette fenêtre vous pouvez maintenant déjà switcher vers les tarifs à partir du 1/1/2021.
Les tarifs proposés par défaut dépendent de la date d'aujourd'hui.
Adaptation des numéros de téléphone des Bureaux de Sécurité Juridique
Depuis quelques semaines les 48 Bureaux de Sécurité Juridique sont intégrés dans un nouveau système de téléphonie. Une conséquence importante de cette réorganisation est le fait que des codes uniques ont été introduits pour les études notariales. Les études peuvent maintrenant joindre les services adéquats pour toutes les matières hypothécaires via ces codes. Pour atteindre ce service il faut donc encoder le numéro général 02 572 57 57 suivi par la sélection de la langue et enfin suivi du code spécifique pour ce bureau.
Dans ActaLibra les fiches des Bureaux de Sécurité Juridique ont été adaptées de la façon suivante:
Dans le premier champ pour le numéro de téléphone, c'est le numéro général qui est indiqué : 02 572 57 57.
Dans le champ mémo jaune vous voyez affiché le code à utiliser pour le bureau en question. Dans l'example ci-dessous, pour joindre les service pour les matières hypothécaire du bureau d'Arlon, par téléphone, vous devez encoder 02 572 57 57 + sélection de la langue + 18179.
Adaptations dans le module Compta
La fenêtre de recherche Totaux comptes généraux comprend la sélection supplémentaire Exercice. Vous pouvez taper l'année manuellement ou bien sélectionner l'exercide via les "...". Cette nouvelle façon de faire une recherche est plus rapide et efficace qua la recherche par Période en combinaison avec Plus grand/ Plus petit que.
Autres adaptations
Microsoft .Net 4.7.2 framework a été installé sur tous les serveurs TS et PC.
- Ce module est indispensable pour permettre la mise à jour de tous les modules .Net à fin de pouvoir implémenter les nouveaux webservices REST API de Fednot.
ActaLibra Updater
- le module de mise à jour ActaLibra a été optimalisé et est devenu plus rapide.
- les macros pour Word sont mainentant également copiées vers le dossier de démarrage STARTUP (s'il existe) en plus du dossier DEMARRER
Bugfixes
Les corrections suivantes ont été effectuées :
- Modifier les gestionnaire ou éxécutant d'un dossier :
- Lorsqu'on modifie le gestionnaire d'un dossier, il pouvait arriver que certaines tâches étaient attribuées à cette personne à tort alors que ces tâches sont attribuées à un collaborateur spécifique de l'étude;
- La modification se limite maintenant aux tâches attribuées à un exécuatnt <Titualire>, <Gestionnaire> ou <Exécutant> indiqué sur la tâche modèle.
- Correction d'une maximalisation de la fenêtre Word involontaire. Parfois la fenêtre Word prenait tout l'écran au moment de la synchronisation avec le Dataview.
- Contrôle améliorée pour la déclaration à la TVA lors de la création de l'état mensuel dans la Compta.
- Contrôles améliorés pour la clôture trimestriel ou mesnuelle lors de la clôture annuelle dans la compta.
Bientôt
Le module SSH (Self Service Etats hypothécaires) est déjà partiellement intégré. Dû à un retard de la disponibilité d'un webservice (API) fonctionnel de Fednot, nous n'avons pu reprendre le dévelopement de ce module avant le 23 novembre. Dès que nous avons pu tester le bon fonctionnement du module, il sera disponible dans ActaLibra. Nous vous tenons au courant de l'évolution..
