TEXTE COMPLÉTÉ [8 déc 2016]
Y-aura-t-il une nouvelle version ActaLibra ?
L'équipe ActaLibra travaille aux derniers détails en ce moment à fin de mettre à disposition - avant le 1er novembre - une nouvelle version du logiciel adaptée aux réformes des Conservations des hypothèques. Cette nouvelle version permettra de payer les rétributions requises, à partir du module de comptabilité d'ActaLibra.
En plus, nous prenons soin d'adapter automatiquement le numéro de compté sur la fiche de chaque Conservation des hypothèques (si nécessaire).
Quelles sont les modifications concernant le calcul des frais ?
Pour l'instant, rien ne change pour le calcul des frais. La différence est que l'on parle maintenant d'une rétribution au lieu d'un "salaire".
Le système de rétribution fixe/forfaitaire sera introduit plus tard. (1er janvier 2017?)
Faut-il ouvrir des comptes courants auprès d'autres Conservations des hypothèques ?
Pas mal de bureaux des hypothèques (auprès desquels vous n'avez PAS encore de compte courant) demandent d'ouvrir un compte courant (et d'y verser déjà 2500 € de provision.)
Nous vous conseillons de le faire, si vous avez plus de 20 pièces en route de ou vers le bureau des hypothèques en question.
S'il y en a moins, un compte de provision et un suivi en détail pour ce bureau vous demanderont beaucoup de travail. Vous devez alors vérifier régulièrement le solde de ce compte de provision.
Si vous souhaitez quand même ouvrir un compte de provision supplémentaire, prenez contact avec notre helpdesk (056 60 93 61 ou actalibra@sdp.be). Nous vous assisteront pour prévoir un journal HYP supplémentaire.
Quid avec vos compte(s) courants(s) actuel(s) ?
En principe vous ne devez rien modifier dans ActaLibra. Vos journaux HYP restent les mêmes.
Dans les bureaux des hypothèques mêmes, certains comptes courants internes sont créés. Mais cela n'a aucune incidence sur vos journaux HYP dans ActaLibra.
Le bureau des hypothèques fera un transfert du solde d'un compte interne à l'autre.
Comment vérifier vos comptes actuels
Le bureau des hypothèques vous informera par e-mail de l'état de votre ancien compte et de votre nouveau compte courant.
Sur leur 'lettre de provision' vous pourrez voir quel est votre véritable solde actuel (indiqué en rouge dans l'exemple ci-dessous) de votre compte courvant à la date du 31/10/2016, ainsi que les pièces qui seront encore traitées via votre ancien compte courant (indiqué en bleu dans l'exemple ci-dessous).
(Remarque : nous n'avons pas encore reçu d'exemple d'un bureau d'hypothèque francophone)
Vous recevrez également le détail des deux comptes courants. Le solde final de votre ancien compte courant contient le coût estimé de vos pièces en cours de traitement (indiqué en bleu dans les exemples ci-dessus et ci-dessous).
La différence entre votre solde véritable actuel et le solde de votre ancien compte sera transféré en interne vers votre nouveau compte courant (indiqué en orange dans l'exemple ci-dessous).
Attention: pour ce transfert en interne dans le bureau des hypothèques, vous ne devez rien faire dans ActaLibra !
Sur le détail du nouveau compte courant, vous verrez le transfert interne affiché de la façon suivante:
Pour vérifier l'état de vos comptes au 31/10/2016, vous devez faire l'addition des deux comptes de provision. Dans notre exemple, c'est la somme de 467,83 et 3387,04.
Paiements aux Conservations des hypothèques pour lesquelles vous avez un compte courant.
La procédure pour ces cas est inchangée:
Attention: si vous voulez déjà verser des provisions avant la mise à jour d'ActaLibra, assurez-vous d'utiliser le numéro de compte correct. La mise à jour d'ActaLibra (SP14) mettra les numéros de comptes à jour dans les fiches des Conservations d'hypothèques.
- Vous versez périodiquement un provision via le journal HYP concerné, option 2.
- Au retour des états hypothécaires, vous enregistrez les données manuellement dans le Livre des expéditions (date, référence et frais).
- Le suivi des formalités se fait via les réponses(feedback) que vous recevez d'eRegistration, et que vous inscrivez via le bouton “Inscrire” ( dans la fenêtre des Réponses), sur la ligne d'expédtion concernée.
- Ensuite, vous utlisez le bouton “Frais réels” pour inscrire la rétribution en tant que frais réels à compter au client.
Paiements aux autres Conservations des hypothèques pour lesquelles vous n'avez pas de compte courant
Pour les autres Conservations des hypothèques (les bureaux pour lesquels vous n'avez pas de compte courant) vous suivez les deux procédures ci-dessus: une pour les états hypothécaires, et une pour les formalités d'inscription et de transcription.
REMARQUE : certaines fonctionnalités ne seront disponibles que dans la nouvelle version d'ActaLibra du 1er novembre.
ETATS HYPOTHÉCAIRES
Voici la communication à ce sujet de Monsieur Vanhoecke, administrateur de la Sécurité juridique de la Documentation patrimoniale - SPF Finances :
Durant la période de transition (1/11/16 – 1/1/17) aucun virement ne doit être fait à l'avance pour un état hypothécaire. Le paiement doit être fait à la date de délivrance par le bureau des hypothèqyes. Lorsque le certificat hypothécaire est délivré, et que les frais sont connus; et le bureaui des hypothèques constate qu'il n'y a pas de provision ce sont les frais exacts qui seront réclamés. Il n'y a donc pas de remboursement non plus.
Après le 1er janvier 2017 (le trajet juridique étant complété), le coût forfaitaire sera connu à l'avance et pourra donc être viré à l'avance.
Procédure à suivre dans ActaLibra
- Faites le document pour la demande d'état hypothécaire via la tâche dans le dossier ActaLibra et envoyez le document au bureau de Conservation des hypothèques.
Remarque: Au moment où l'état hypothécaire n'est plus valable, refaites un nouveau document à l'aide du bouton “Reprendre tâche”.
- Le bureau des hypothèques effectue la recherche et à ce moiment-là, la rétribution est connue.
La rétribution + la référence pour la recherche sont communiquées à l'étude du notaire, mais l'état hypothécaire n'est pas encore délivré.
- Inscrivez les données reçues (date de traitement + référence + frais) manuellement dans le Livre des expéditions dans ActaLibra.
- Cliquez ensuite le bouton “Frais réels”. Résultat :
- la rétribution est inscrite ent tant que frais réels dans la feuille de frais
- un ordre de paiement avec cette référence est préparé dans une liste bancaire.
Remarque: pour les états hypothécaire d'autres bureaux des hypothèques, l'option “Comptabiliser le paiement” est automatiquement cochée. - Transmettez la liste bancaire via le logiciel de votre banque.
- Dès la réception de votre paiement (avec la référence); la Conservation des hypothèque vous délivre l'état hypothécaire.
- L'étape finale est d'inscrire la date de réception dans le Livre des expéditions (Ceux qui scannent l'état hypothécaire avec le Scan & Document Center, peuvent inscrire la date de réception au moment de classer dans la fenêtre SDC).
FORMALITÉS
Pour les formalités d'inscription et de transcription vous devez virer la rétribution (estimée) à l'avance en cas d'autres bureaux des hypothèques, avec mention du numéro de répertoire et le nom de l'étude.
Voici la communication à ce sujet de Monsieur Vanhoecke, administrateur de la Sécurité juridique de la Documentation patrimoniale SPF Finances :
Si le montant payé est trop élevé, le remboursement est viré sur le compte du notaire avec lequel les frais ont été payés, avec mention de l'acte.
Procédure à suivre dans ActaLibra
Pour le paiement préalable aux autres bureaux des hypothèques, vous suivez un parcours similaire aux paiements aux autres bureaux d'enregistrement.
- Le gestionnaire de dossier doit prévoir une provision suffisante pour les formalités hypothécaires dans la feuille de frais d'acte :
- Vous pouvez vérifier quotidiennement pour quelles formalités il faut virer la provision prévue pour d'autres bureaux des hypothèques.
Faites le dans le Livre des expéditions en sélectionnant “Bureaux des hypothèques” --> “A payer (à ENR-AA ou HYP Autres)”, appuyez la touche Enter ou cliquez la flèche verte.
Le résultat est une liste des formalités pour autres bureaux des hypothèques, pouir lesquels il reste une provision a payer (prévue dans la FFA). - Cochez celles que vous voulez payer et cliquez “Payer les provisions”
Une fenêtre affiche la liste d'ordres de paiement pour des pièces cochées. - Sélectionnez en bas de fenêtre via quelle banque et quelle liste bancaire vous voulez transmettre les ordres de paiement et cliquez “Comptabiliser paiements”
Après cette opération vous voyez en bas à droite dans la fenêtre du Livre des Expéditions quel montant a été payé pour chaque formalité.
[AJOUTÉ le 8 déc 2016]
Avec le service pack 15, les montants à payer ou à récuperer dans cette écran sont exact.
- Transmettez la liste bancaire à votre banque.
- Les formalités sont récupérées via la feedback (Réponses) d'eRegistration. Comme avant; vous inscrivez les données du feedback à l'aide du bouton “Inscrire” dans le Livre des Expéditions.
Remarque : d'habitude, le montant des frais réels (dans l'exemple. 520,00 €) devrait être inférieur au montant payé préalablement (546,35 €).
Utilisez le bouton Frais réels” pour comptabiliser le montant exact de la rétribution. Faites attention de ne plus comptabiliser le paiement. L'option est d'ailleurs décochée par défaut)
- Vous voyez maintenant dans le Livre des expéditions que le montant préalable était trop élevé. Cliquez le bouton “plus-minus” pour comptabiliser la différence à récupérer.
- La fenêtre des montants à récupérer s'ouvre. Cliquez “Compt.réclamation” pour comptabiliser les montants à récupérer.
- Lorsque le bureau des hypothèques vous rembourse le montant payé de trop (avec le numéro de répertoire comme référénce), il suffit de pointer le chèque virtuel du remboursement dans votre extrait financier.
