Aperçu des améliorations et adaptations dans les mises à jour ActaLibra du mois de novembre 2017 :
- Diverses adaptations dans ActaLibra
- Message vers Dossier
- Adaptations pour eRegistration
- Améliorations dans le module Compta
- Formulaires
- Services pour études à résidences multiples (ERM)
Pour accéder à la documentation des mises à jour précédentes, cliquez ce lien.
Diverses adaptations
Adresses email plus longues
Les adresses email d'un client sont parfois très longues. C'est pourquoi le nombre de caractères dans le champ adresse mail dans les onglets Général et Contacts de la fiche personne a été augmenté à 60 caractères.
FFA
Parfois, la qualité des parties n'était pas correctement affichés dans l'entête de la FFA. Ce problème a été résolu.
Modèles fusion pour le répertoire
Suite aux nouveaux types d'acte et types de (sous) dossiers :
- Déclaration acceptation succession sous bénéfice d'inventaire.doc
- Déclaration renonciation succession.doc
- Verwerping nalatenschap.doc
- Aanvaarding ovv boedelbeschrijving.doc
les modèles de fusion suivants ont été ajoutés pour le répertoire ActaLibra. Ces modèles sont prêts à l'emploi pour la rédaction des résumés d'acte dans le répertoire. Vous les trouvez dan T:\Modellen\RepSDP\FR\T:\Modellen\RepSDP\FR\ModèlesFusion (et T:\Modellen\RepSDP\NL\MergeModellen pour les modèles en néerlandais)
Exemple:
Nom de l'étude
Les associations de notaires se muliplient et deviennent de plus en plus grandes. En conséquence, nous sommes confrontés à des noms d'étude de plus en plus longs. Pour cette raison, le champ du nom de l'étude dans ActaLibra est agrandi de 40 à 100 caractères.
Désormais, vous pouvez utiliser un nom plus long à différents endroits dans le logiciel, tel que :
- l'en-tête (en haut à gauche de la page) de différentes listes et rapports
- l'état trimestriel
Message vers Dossier
Message mail reçu ou envoyé
Lorsque vous utilisez le bouton Message vers Dossier depuis vos éléments envoyés, ActaLibra doit pouvoir déterminer qu'il s'agit d'un mail envoyé. Cette détermination se fait en comparant le nom de l'expéditeur à votre nom dans Outlook, tel qu'il est configuré dans vos données d'utilisateur dans ActaLibra. Ce champ nre tenait pas encore compte de nom très long ce qui empêchait la détermination correc te. Le nombre de caractères du champ "Nom dans Outlook" a donc été agrandi vers à 80 caractères.
Si vous remarquez, lors de l'enregistrement d'un mail envoyé, qu'ActaLibra ne marque pas le mail en tant que mail envoyé (parce que votre nom dans Outlook n'est par reconnu), vous pouvez corriger de la façon suivante :
- Cliquez en bas à droite le bouton OUT, pour indiquer qu'il s'agit d'un mail envoyé
Un petit bouton apparaît à côté du nom de l'expéditeur (De) - Cliquez le petit bouton pour reprendre le nom de l'expéditeur dans ActaLibra en tant que votre nom dans Outlook
- Cliquez Oui pour confirmer
Dernier dossier ouvert
Lorsque vous utilisez le bouton Message vers Dossier, ActaLibra propose toujours un dossier dans lequel vous pouvez enregistrer l'e-mail et les éventuelles annexes. Il s'agit soit du dossier mentionné dans l'objet du mail, soit le dernier dossier ouvert dans ActaLibra.
Lorsque vous utilisez à plusieurs reprises le bouton Message vers Dossier, ActaLibra proposera le même dossier de l'émail précédent.
Si entretemps, vous avez ouvert un autre dossier, c'est ce dernier dossier qui est proposé. Vous pouvez accéder au dossier sélectionné précédemment à l'aide du bouton Dossier précédent.
Adaptation pour eRegistration
Erreur corrigée
Récemment, trois nouveaux types d'actes ont été ajoutés : "Acte de règlement transactionnel (convention de rester en indivision)", "Dissolution association des co-propriétaires" et "Liquidation association des co-propriétaires". Ces types d'acte étaient incorrectement qualifiés en tant que sans biens immeubles, alors qu'ils sont de type [immo]. Ceci pouvait causer des erreurs lors de l'upload des parties vers l'eDossier. Cette mise à jour corrige cette erreur.
Traitement du feedback des bureaux des hypothèques
Etant donné que le feedback des bureaux des hypothèques s'inscrit actuellement presque toujours de façon automatique, nous avons décidé de supprimer l'usage du format fixe pour l'encodage manuel des références du bureaux des hypothèques (les tirets automatiques lorsque vous tapez la référence). (ce formattage automatique causait quelques problèmes dans des cas particuliers).
En plus, la dénomination du type de relation des hypothèques a également été améliorée :
Avant, lors de l'inscription du feedback d'eRegistration du bureau des hypothèques, le type de relation pouvait être mal interpreté. Cette caractéristique est corrigée dans le livre des expéditions (rétroactvement) à base de tout le feedback d'eRegistration.
Lorsqu'il y a plusieurs formalités hypothécaires pour un seul acte, celles-ci sont mentionnées séparément dans les formalités d'une expédition ou grosse, chacune ayant sa propre référence et frais individuels.
Attention :
Ces frais sont mentionnés séparément pour chaque formalité de l'expédition, seul si tous les frais sont inscrits dans le livre des expéditions,
Si vous n'encodez pas de frais dans le livre des expéditions, l'expédition reprendra pour chaque formalité le montant total par bureau des hypothèques, ce qui peut être mal interpreté.
Améliorations dans le module Compta
Indiquer le numéro de compte lors de l'encodage manuel d'un extrait
Si lors de l'enregistrement d'une ligne de transaction (extrait financier) le numéro de compte n'était pas spécifié, le numéro de compte mentionné dans le commentaire était automatiquement repris en tant que numéro de la contrepartie. Cette reprise du numéro ne se fait plus. Lors de l'encodage manuel, le numéro de la contrepartie doit être sélectionné manuellement dans la liste des numéros connus pour les personnes concernées, ou bien saisi à la main. Au besoin, laissez à (indéterminé).
Non seulement les descriptions, mais également le numéro de compte de la contrepartie peut être indiqué ou modifié, même après la ventilation de l'extrait financier (idem pour les extraits de comptes rubrique). Ces modifications sont immédiatement visibles dans l'historique du client.
Coda - attribuer des transactions à un nouveau client
Lors de l'attribution d'une transaction Coda à un client, il n'était pas possible d'ajouter une nouvelle personne dans ActaLibra en cliquant le bouton Nouveau.
Cette option est désormais disponible.
Historique clients - une série de clients
Parfois votre comptable externe vous demande d'imprimer l'historique (au format PDF) pour l'exercice comptable complèt ou la période en cours. Un tel rapport peut contenir plus de mille pages, ce qui rend la création d'un tel rapport ebn PDF impossible.
Une sélection supplémentaire a été ajoutée afin d'imprimer toutes les données :
A droite, à côté du code (TOUS), vous indiquez la partie à imprimer dans le champ "Nom commence par".
Par défaut la sélection est A-Z, ce qui sélectionne tous les noms de A à Z.
Vous pouvez par exemple sélectionner (comme dans l'exemple ci-dessus) A-M, ce qui génère tous les clients dont le nom commence par A (ou un chiffre ou un caractère spécial comme l'apostrophe ou le @) jusqu'à la lettre M. Ensuite vous vcréez un deuxième PDF avec la sélection de N à Z. Ainsi vous obtenez l'historique complèt de tous les clients.
Astuce: cochez la case "Laisser cette fenêtre à l'écran après l'impression" afin d'éviter de devoir refaire toute votre sélection.
Formulaires
La mise à jour automatique du 31/10 a renouvelé les modèles suivants :
- Goed voor volmacht.doc
- Bon pour procuration.doc
Services pour études à résidences multiples (ERM)
Les notaires souhaitant mettre en place une étude à résidences multiples (ERM), peuvent compter sur les services de SDP :
- adaptations de l'infrastructure IT pour utilisation depuis plusieurs études (antennes)
- conversion/reprise de données et documents depuis d'autres logiciels
- fusion des bases de données (dossiers, clients, ...) des différents études vers une seule base de données centrale
- redémarrage d'une nouvelle comptabilité, reprise de certaines données (en concertation avec votre comptable)
- modifications des blocs de texte pour modèles de lettres, modèles d'acte et répertoire
- assistance pour les notaires et collaborateurs pendant la transition
Si vous avez des projets pour travailler dans un système d'étude à résidences multiples, contactez notre équipe dès que possible (en envoyant un e-mail au helpdesk actalibra@sdp.be)
La mise à jour (build 122) permet de travailler dans ActaLibra en tant que ERM avec différentes antennes fiscales pour les notaires concernés si nécessaire.
Selon nos dernières informations, SPFFIN serait prêt dès le 1er janvier 2018 pour traiter tous les actes d'une ERM dans eRegistration.
