GDPR – Règlement Général sur la Protection des Données - nouvelle règles, nouvelle approche
Tout le monde a entendu parler de GDPR - General Data Protection Regulation. La nouvelle légilsation européenne concernant la protection de la vie privée et le traitement de données personnelles est applicable à partir du 25 mai 2018.
L'Union Européenne veut uniformiser la législation existante pour toute l'Europe. Les règles deviennent plus strictes et cela a des consquences, y compris pour les notaires qui rassemblent et utilisent des données personnelles.
En premier lieu, vous avez l'obligation de conserver les données personnelles rassemblées à un endroit physique bien sécurisé. En plus, il doit être clair qui au sein de votre étude a le droit d'accèder à ces données.
De plus, il doit y avoir une communication transparente sur les données conservées, ce qui est fait et dans quel but. Tout le monde doit pouvoir voir ses propres données, les faire modifer et, le cas échéant, les supprimer.
Enfin, en cas de fuite de données, vous devez disposer d'un plan d'urgence. Dans certains cas, vous devez également signaler cette fuite au comité compétent et aux personnes concernées.
Information et support via Fednot
Pour toutes les informations sur GDPR dans la profession notariale, vous êtes le mieux informé par Fednot et leurs services de support.
Le notaire belge relève du dénominateur "autorité publique" au sens de l'article 37, 1. A) du GDPR, et est donc tenu de désigner un délégué à la protection des données ou DPD. Si vous souhaitez vous inscrire au service DPO partagé de Fednot, faites appel à leurs services de support ou si vous avez des questions à propos de GDPR, contactez-les via privacy@notaris.be.
Dispositions dans ActaLibra
L'équipe SDP ActaLibra fournit les adaptations et les dispositions nécessaires dans le logiciel et sa configuration, afin que l'accès aux données personnelles soit protégé, et que chaque traitement de données soit enregistré.
- Chaque utilisateur devra utiliser son propre compte ActaLibra avec log-in et mot de passe personnel pour accéder aux modules logiciels d'ActaLibra. Travailler sans mot de passe ne sera plus autorisé.
Lisez ici comment vous pouvez le modifier vous-même. - L'accès aux bases de données ActaLibra, et donc aux données personnelles contenues dans ces bases de données, ne sera possible que via le logiciel ActaLibra. L'accès depuis des applications externes est refusé.
Les fournisseurs d'autres logiciels peuvent obtenir un accès restreint et limité à certaines données dans ActaLibra, sous réserve d'un accord avec SDP (c'est déjà le cas pour NotaPulse de DocSolver). - Les sauvegardes de la base de données qui sont placées sur votre serveur sont sécurisées à l'aide d'un cryptage supplémentaire, ce qui garantit que les informations qui y sont stockées ne peuvent pas être lues sans la clé de
déchiffrement. - En outre, chaque entrée ou saisie de données (manuellement, via une recherche dans le registre national ou en lisant une carte d'identité électronique, via une consultation ConsultImmo), sera enregistrée, ainsi que chaque modification et chaque traitement de données personnelles dans ActaLibra.
Un rapport de toutes ces actions peut ensuite être consulté afin d'informer un citoyen sur les données personnelles que l'étude détient, le motif du traitement (dans quel contexte) et à qui ces données ont été transmises (par exemple, eRegistration, Fednot pour Points de Comparaison, recherches auprès d'administrations, ...).
Bien sûr, vous décidez de quelles informations vous pouvez partager avec le citoyen, conformément à votre secret professionnel.
Ces dispositions et éventuelles configurations dans le logiciel seront déployées en plusieurs phases par des mises à jour automatiques.
Sauvegarde et récupération en ligne
De nombreuses étudesx utilisent déjà la solution de sauvegarde et de restauration en ligne de SDP. Un système sûr et solide pour stocker en toute sécurité toutes vos données à l'extérieur de votre étude, et cela via un back-up automatique chaque nuit. Si vous n'avez pas encore ce système, n'hésitez pas à nous contacter.
