ActaLibra mise à jour mai 2020

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Aperçu des adaptations dans ActaLibra - édition mai 2020
avec entre autres :

 

 

États mensuels au lieu de trimestriels - Nouveau module

La Chambre nationale des notaires, FedNot, les présidents de Chambre et les présidents des comités d'audit ont décidé conjointement qu'à partir d'avril 2020, tous les notaires devraient passer à un état mensuel de la situation comptable au lieu d'un trimestre.
Plus précisément, les mesures suivantes sont mentionnées::

  • Le passage d'un état trimestriel à un état mensuel de la situation comptable de l'étude. L'état de la situation comptable clôturée le 31 mars 2020 est le dernier état trimestriel à être déposé au plus tard le 30 avril 2020;
  • L'état de la situation comptable au 30 avril 2020 (à remettre au plus tard le 31 mai 2020) devrait déjà montrer que l'étude dispose du solde disponible minimum augmenté, car cela s'appliquera à partir de l'année prochaine (soit 2, 5% du chiffre d'affaires du dernier exercice clos);

C'est pourquoi la comptabilité ActaLibra a désormais été adaptée de manière à ce que tous les notaires puissent établir automatiquement les nouveaux relevés mensuels.
 

Créer le relevé mensuel

Via le menu Opérations périodiques, ou via le menu icône Bilans, vous pouvez ouvrir le nouveau module "Clôture du mois".

Cette clôture mensuelle fonctionne de la même manière que la clôture trimestrielle précédente, sauf par mois. Tous les chiffres du mois clôturé sont collectés automatiquement pour reprendre dans l'annexe II du relevé mensuel à soumettre .

Via "Exécuter", les chiffres pour l'annexe II sont calculés, et sont présentés dans cette fenêtre.


Minimum disponible

Dans le cadre de la DIFFÉRENCE calculée (total actif - total passif), un calcul du minimum est désormais également disponible, sur la base de la récente directive du comité comptable de la Chambre nationale.
Ce minimum disponible = 2,5% du chiffre d'affaires total (comptes 70* à 74*) du dernier exercice clos (dans cet exemple 2019), et un minimum de 25.000 €
Si ce chiffre d'affaires n'a pas pu être déterminé correctement (par exemple, parce que le dernier exercice clos n'a pas été saisi - ou seulement partiellement - dans ActaLibra), vous pouvez également saisir ce chifre d'affaires manuellement. ActaLibra déterminera ensuite automatiquement le montant minimum.
Ce minimum calculé n'est bien entendu qu'une indication pour l'étude même. Ce sera la Chambre (nationale) qui déterminera la façon dont on calcule le «minimum», et donc lorsqu'il est jugé que ce montant disponible est insuffisant.

 

Nombre d'actes

Le nombre d'actes pour le trimestre en cours est calculé jusqu'à et y compris le dernier acte du dernier jour du mois à clôturer (pas à ce jour).

 

Modifications manuelles

De la section 4.b. vous pouvez ajouter toute information manquante.

Mais aussi les chiffres de la section 3. le cash-flow opérationnel est désormais ajustable [depuis la mise à jour du 27/05/2020 ]

 

Enregistrer et imprimer des rapports

Pour enregistrer définitivement la clôture de fin de mois avec les données affichées, cochez "Certifié sincère et véritable" en bas, puis cliquez sur Suivant.

Vous pouvez maintenant indiquer et imprimer tous les rapports requis pour soumettre ce relevé mensuel.
Si vous choisissez d'imprimer en PDF, ActaLibra regroupera tous les rapports dans un seul document PDF.

Remarque: Le montant "surplus sur le(s) compte(s) tiers" est toujours calculé sur le rapport de solvabilité.
En principe, cela devait être transféré au moins 1 fois par trimestre, au plus tard 30 jours après la clôture trimestrielle, ce qui signifie qu'un transfert mensuel peut également être effectué [mais nous ne savons pas encore si ce sera également une obligation mensuelle]
 

D'abord la déclaration de TVA

Lorsque vous effectuez une déclaration mensuelle de TVA, vous devez toujours la préparer avant de pouvoir clôturer le mois.
Si vous soumettez votre déclaration de TVA par trimestre, vous devez d'abord la préparer avant de pouvoir effectuer la clôture de fin de mois pour les 3e, 6e, 9e et 12e mois.
Si nécessaire, vous recevrez ce message:

 

fiches NOT sur base de Notabase

ActaLibra utilise la banque de données de Fednot Notabase pour la mise à jour des fiches personnes des notaires et des études notariales. FedNot est la source authentique de la plupart des données concernant les notaires. La fédération s'efforce de maintenir cette base de données avec les informations les plus actuelles.
Notabase est consultée par SDP suivant un processus quotidien automatisé qui reprend chaque modification et prépare une mise à jour ActaLibra automatique qui actualisera toutes les fiches NOT dans votre base de données ActaLibra.

L'équipe ActaLibra s'efforce de mettre à jour les données des notaires le plus rapidement possible suivant les données de Notabase. C'est pourquoi nous vous déconseillons de créer vous mêrme des fiches  pour de nouveaux notaires ou nouvelles associations. Si vous avez besoin d'urgence d'une fiche qui n'est pas encore disponible dans ActaLibra (pour une comptabilisation), contactez-nous via actalibra@sdp.be.
 

Nouvelles fiches de notaires sur base de Notabase

Lorsqu'un nouveau notaire ou une nouvelle étude est ajoutée dans Notabase, une nouvelle fiche NOT est créée dans ActaLibra. Les champs suivants sont remplis sur base de l'information dans Notabase:

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • Numéros de téléphone
  • Adresse e-mail : dans les nouvelles fiches ce sera systématiquement l'adresse bel-not 
  • N° de TVA 
  • Type : Notaire, Notaire associé, Association, Notaire suppléant, Notaire honoraire, Ex-association - complété avec la période totale de l'actvité
  • Commentaire : ce champ contient le nom de l'étude et dépend du type indiqué :
    • en cas d'association et notaires (seuls) travaillant sous forme de société la mention est “V: nom de la société + forme juridique“
    • en cas de notaire associé : “A: Nom de l'association”.

Vous pouvez maintenant accéder directement à la fiche de l'association à l'aide du bouton à droite de ce champ.

  • Détenteur de la minute : l'étude qui détiend les minutes des actes passés par ce notaire.

    Le bouton à droite de ce champ vous mène directement à la fiche NOT de cette étude. Dans le cas particulier où il existe plusieurs détenteurs de minutes, vous êtes mené vers l'onglet Relations (voir ci-dessous).



Les fiches de notaires honoraires et ex-associations sont marquées à l'aide d'un  code couleur . En principe vous n'utilisez pas ces fiches pour des affaitres actuelles, mais uniquement pour faire des recherches historiques.


Ci dessus l'exemple d'une fiche d'une Ex-Association, sur fond violet.
Le nombre (3) de relations est affiché sur un fond de la même couleur. Dans ce cas particulier, ce sont tous des ex-associés de cette ex-association, mais 3 d'entre eux ne sont plus actifs.
Les deux autres, affichés sur fond jaune clair, sont encore actifs mais font partie d'une autre association. 

 

Onglet Relations

L'onglet Relations affiche maintenant l'information suivante pour les notaires et associations : 

Pour les notaires :

  • les éventuelles (ex-)assocations
  • les périodes successives d'activité complétées avec le détenteur de minutes liées à cette activité. Un notaire peut avoir exercé différentes activités dans différentes études au cours de sa carrière (notaire associé, notaire titulaire, notaire suppléant. En conséquence, les minutes pour ces différentes activités pourraient se trouver dans différentes études. Vous trouvez donc ici un aperçu de chacune de ces périodes et le rôle de ce notaire à cette époque, en plus de l'étude qui détient les minutes pour cette période. A partir de chaque ligne, vous pouvez cliquer vers la fiche du détenteur des minutes pour la période en question.

Pour les associations :

  • les (ex-)notaires associés
    (voir l'exemple plus haut)

Vous pouvez faire une double-clic sur la ligne pour accéder à la fiche NOT en question.

Il n'est plus possible de faire des modifications vous-même dans ces relations de fiches NOT.  Les modifications se font dorénavant sur base des mises à jour automatiques via Notabase.

Les notaires honoraires et ex-assocations sont également affichés sur fond violet dans la fenêtre de résultats d'un recherche personne ou de la fonction de recherche pour Notaires et Etudes ajoutée récemment (module Étude -> menu Recherches ->autres recherches Personnes). 
 

 

Mise à jour des fiches NOT existantes sur base de Notabase

Les champs mentionnés plus haut, de vos fiches NOT qui ne correspondent pas aux données actuelles de Notabase, sont mis à jour par une mise à jour ActaLibra.
Sauf les exceptions suivantes :

  • Prénom
    certains notaires préfèrent utiliser un autre prénom que leur (premier) prénom officiel.
  • Adresse e-mail
    certaines études préfèrent une adresse avec un nom de domaine propre (P.ex. actalibra@sdp.be) plutôt que l'adresse belnot

Si l'étude en question nous fait savoir qu'elle préfère un autre prénom ou une autre adresse e-mail, (voir plus loin comment nous en informer), ces champs-là ne seront plus écrasés par des mise à jour sur base des informations de Notabase.
 

 

Les informations suivantes NE sont PAS basées sur Notabase

Les informations suivantes ne sont (pour l'instant) pas disponibles dans Notabase, ce qui ne nous permet pas de les remplir ou ou de les mettre à jour lors de la création ou mise à jour d'une fiche:

  • Numéros de compte
    Les nouvelles fiches NOT ne contiennent pas directement les comptes bancaires. Ces numéros de compte ne seront remplis par ActaLibra qu'au moment où nous apprenons cette information de l'étude en question. (voir ci-dessous comment nous en informer). Puisqu'il s'agit alors des comptes préférés de l'étude, il peut arriver que lors d'une mise à jour suivante, les numéros encodés par d'autres soient écrasés par celle-ci.  
  • Prédecesseur / successeur
    Cette information manque également dans Notabase, et ne peut donc plus être entretenue par nous. Les relations prédécesseurs/successeurs qui se trouvaient déjà dans ActaLibra restent inchangées. Mais nous n'ajouterons plus de telles relations dans le futur. Par contre, nous fournissons maintenant l'information du détenteur des minutes et vous serez donc mené directement vers la fiche du notaire ou de l'étude active qui détient les minutes.
     

 

VOS PROPRES modifications aux fiches NOT

Comme avant, il est encore possible de faire des modifications dans les fiches NOT et d'opter de nous envoyer l'information au moment où vous enregistrez les modifications. La base de données Notabase peut contenir des erreurs. Nous continuons à examiner toute modification qui nous est envoyée, particulièrement s'il s'agit d' une modification à votre propre fiche NOT.
Vous pouvez ainsi nous communiquer les données (comme les numéros de compte) que vous préférez et nous pouvons alors les inscrire dans les fiches NOT chez vos collègues.
Afin d'obtenir une information correcte et actuelle chez tout le monde, nous conseillons à toutes les études de renseigner toute modification de leurs données (avec mention de la date d'entrée en vigueur) à FedNot via notabase@cnknot.be.
 

 

 

 

Procuration digitale

Depuis quelques jours, vous avez la possibilité de passer un acte de procuration par voie digitale. Cette mise à jour vous fournit les éléments nécessaires dans ActaLibra pour ce type d'acte :

 

En détail :
 

(Sous)type de dossier Procuration digitale

Nous avons ajouté dans le groupe de types de dossier Procuration, un nouveau sous-type Procuration digitale [NL: Digitale volmacht] .
Le préfixe par défaut à utiliser dans la description du dossier est "Procuration DIG" ["NL: Volmacht DIG"]. 
La liste de tâches proposée est la même que celle pour les procurations RNS.

 

FFA sur base du modèle "Procuration RNS"

ActaLibra propose d'utiliser le modèle de calcul "PROC-RNS"  [NL: VOLM-BNN], lors de la création d'une feuiille de frais (comme pour le sous-type de dossier Procuration RNS).

Lors de la création d'une nouvelle feuille de frais d'acte, basée sur le modèle PROC-RNS (ou VOLM-BNN) ActaLibra ne rependra plus automatiquement le bloc Enregistrement dans la FFA créée. Pour ce type d'acte, l'enregistrement n'est pas d'application. Pour le calcul des honoraires et frais d'acte, la valeur par défaut (pour la colonne Nombre) = 0 , donc un montant de 0 €.

il peut arriver que l'administration ait quand même calculé des frais d'enregistrement (à tort ou non). Si vous recevez un tel montant dans votre feedback d'eRegistration, vous devez avoir la possibilité de comptabiliser ces frais en tant que frais réels. Même si plus tard, vous devez faire une écriture de contre-partie. Pour vous permettre de comptabiliser ces frais réels dans la FFA, il suffit d'utiliser le bouton pour ajouter un bloc (bouton avec le + bleu en bas à gauche dans la FFA) et de reprendre le bloc d'enregistrement du modèle PROC-RNS.

 

 

Choix du type d'acte pour eRegistration

eRegistration a prévu différents types d'acte à utiliser pour l'enregistrement de vos actes digitaux. Ces nouveaux types d'actes sont également disponibles dans l'eDossier ActaLibra :

 

Pour le sous-type de dossier ActaLibra dossier Procuration digitale, vous pouvez sélectionner dans l'eDossier le type d'acte adéquat dans le menu déroulant. Vous pouvez également, en cliquant les "..." , accéder à la liste complète des types d'actes et filtrer sur la catégorie "Procuration digitale", pour ensuite sélectionner le type d'acte souhaité :

 

 

Faire l'expédition

Dès que vous avez envoyé votre acte digital vers l'enregistrement dans eRegistration, vous pouvez déjà établir immédiatement une expédition pour le client, même sans mention de formalité d'enregistrement. Cela fait partie de la tolérance suivant article 172 C. enreg. Vous verrez cette mention affichée lorsque vous faites l'expédtion (avec notre module pour Expéditions et grosses). 

 

Comme le texte ci-dessus l'explique, la mention spéciale est copiée  dans le presse-papier Windows, prête à être collée dans le PDF créé. 
 

 

 

 

ActaMaps - carte supplémentaire pour la Wallonie: IPIC 

La carte/couche de données 'Inventaire du Patrimoine Immobilier Culturel (IPIC)' est ajoutée au rapport ActaMaps pour un bien en Wallonie.
Cette carte supplémentaire est reprise dans la table de matière sous: 16. Inventaire du Patrimoine Immobilier Culturel (IPIC)


Via le bouton pour les paramètres (en bas à gauche dans la fenêtre ActaMaps), vous pouvez indiquer quelles cartes doivent être reprises dans le rapport en PDF d'Actamaps.

 

 

 

Décompte Excel - sur base du modèle xlsm

Pour ceux qui créent leur propres modèles de décomptes en Excel : il est maintenant également possible d'indiquer un fichier de type .xlsm comme fichier modèle. Il s'agit de modèles Excel avec propres macros.
 

 

 

Autres adaptations

Adaptations modèles de calcul

Dans le modèle de calcul de frais d'acte "DECACSBI- Décl d'acc. sous bénéfice d'inventaire" [NL "VAVBOED - Verkl. aanv. onder voorrecht boedelbesch], une ligne supplémentaire est ajoutée au bloc FEDNOT pour les frais de publication. Nous avons également prévu une nouvelle constante  :  "Publ. d''acc. sous bénéfice d''inventaire"  [NL: "Publ. aanv. onder voorrecht boedelbesch"] avec la valeur 17.08€



Forrmulaire “Leegstand of verkrotting - formulier overdracht” (Flandre)

Le formulaire a été mis à jour et permet de faire une fusion avec mise en page correcte dans le cas de plus de 4 propriétaires.