Documentation ActaLibra mise à jour- février 2017

Soumis par FilipVW le
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ActaLibra service pack 17 est disponible. Cet article contient la documentation d'un nombre d'améliorations dans cette version.

Les service packs contiennent un nombre d'améliorations ainsi que la mise à jour de fiches de notaires et d'associations de notaires. Il est donc conseillé d'installer la nouvelle version dès que possible.
Cliquez ici pour installer la nouvelle version.

Demandez à tous les collaborateurs de lire la documentation

Veuillez informer vos collègues à l'étude qu'après chaque mise à jour, la documentation des nouveautés (cette page-ci) est disponible via le menu Aide.


La lecture de cette documentation ne prend que quelques minutes et met tout le monde au courant des nouveautés dans ActaLibra

Nouveautés dans cette version :

Modèles de décompte au format Excel
Nouvelle version formulaires
Reprise des biens recherchés via Consultimmo
Utiliser Adobe Reader DC dans le module Scan & Document Center
Améliorations diverses
Améliorations diverse dans le module Compta
Adaptations dans la banque de données
Cliquez ici pour la documentation de la version  5.70 Service Pack 16

 

 

Modèles de décompte en Excel

Le CF et VLANOT ont créé récemment un modèle de décompte (provisions à payer) au format Excel. Ce modèle a pour but de :

  • donner un aperçu des différents montants dus à différents bénéficiaires
  • prévoir un décompte qui soit clair pour le client

A base de ce modèle, nous avons ajouté une collection de modèles Excel dans ActaLibra. Ces modèles sont installés par le Service Pack 17 et sont prêts à l'emploi.
Comme pour les modèles existants au format Word, vous pouvez automatiquement utiliser les modèles de décompte Excel à partir du bouton imprimante d'une feuille de frais.

ATTENTION : Les modèles de FFA et paramètres doivent avoir la description par défaut
Les nouveaux modèles de décompte en Excel sont liés automatiquement à la collection de modèles de calcul par défaut, telle qu'elle a été installée lors de l'installation d'ActaLibra
Certaines cellules dans les Excels contiennent des références vers des modèles de calcul particuliers (VTE OC, ...) et les paramètres liés à ces modèles ("Montant de base", "Acompte payé", ...).
Si vous avez modifié le descriptif des paramètres de ces modèles de FFA, ils ne seront pas automatiquement utilisables dans cette collection de fichiers Excel "standard''
Contactez le Helpdesk dans ce cas-là.

 

 Dépendant du modèle sélectionné, et les modèles Word et/ou Excel disponibles, vous avez en bas de la fenêtre les boutons par EXCEL ou par WORD.
Cliquez par EXCEL.

Le décompte est établi automatiquement et s'ouvre en Excel.

Pour assurer le fonctionnement correct du décompte en évitant des manipulations dans la mise en page, dans les formules ou dans les renvois prévus, nous avons prévu dans chaque modèle de décompte un deuxième onglet  Params. Vous y trouvez les champs et les valeurs que vous pouvez compléter/modifier manuellement. Chaque modification ici, est automatiquement reprise sous l'onglet Document.



Complétez sous l'onglet Params les quelquies infos qui ne sont pas reprises des feuilles de frais (P. ex. Description du bien), et ouvrez ensuite l'onglet Document.
Enregistrez le fichier (Fichier > Enregistrer).

Avant de soumettre un tel décompte à votre client, il est prudent de l'enregistrer au format PDF, et de n'envoyer que le fichier PDF. Vous pouvez utiliser la fonction d'exportation vers PDF d'Excel même.

- Excel 2010  : Fichier > Enregistrer et Envoyer > Créer un document XPS/PDF
- Excel 2013-2016  : Fichier > Exporter > Créer un document XPS/PDF
 


Documentation complète:
Cliquez ici pour accéder à la page qui contient la documentation complète pour l'emploi correct des décomptes en Excel. 
Veuillez la lire attentivement avant d'utiliser les décomptes en Excel.

REMARQUE 1
Cette collection de modèles Excel ont été créés à base du modèle FEDNOT (contenu et mise en page).  Pour l'instant, il n'est pas prévu de faire des adaptations au contenu et à la mise en page selon les préférences de votre étude.
Si vous avez des suggestions ou remarques à propos des modèles livrés, vous pouvez nous les faire parvenir par e-mail à actalibra@sdp.be.
Nous conseillons aux études qui ont créé leurs propres modèles Excel (p.ex. les quelques études pilotes qui ont testé nos modèles Excel), de les enregistrer sous un répertoire séparé. (P. ex; sous T\Modellen\AKBMerge\XLS\Etude).
Il est possible que dans une prochaine mise à jour, certains modèles soient remplacés par un modèle adapté à base de votre feedback ou de remarques de FEDNOT.


REMARQUE 2
Si vous n'avez pas encore imprimé une FFA vers Word depuis le Service Pack 14  (novembre 2016),  vous pouvez  - lors de la première impression vers Word ou Excel - être confronté  au  message d'alerte suivant, tant que les fichiers de travail n'ont pas été mis à jour:


Pour mettre ce fichiers de travail à jour, procédez de la façon suivante:

  1. Ouvrez un modèle de lettre de provision en Word en passant par:
    Menu-->Gestion de frais d'acte-->Modèles de lettres de provision et en cliquant sur le bouton Modèle.

  2. Cliquez Ok dans le message qui s'ouvre:

    Dès qu'ActaLibra a terminé la mise à jour des fichiers de travail, une message vous en avertit.

 

 

Nouvelle version formulaires

  • Le Cadastre (L'administration générale de la documentation patrimoniale) demande d'utiliser leur nouveau formulaire publié au format PDF pour la demande des extraits. Nous avons créé un modèle en Word à base de leur modèle en PDF et nous y avons inséré des champs de fusion pour l'utilisation à partir d'ActaLibra. Ce modèle remplace le modèle  T:\MODELLEN\Formulieren SDP\Cadastre.doc. La version en néerlandais Kadaster.doc est également remplacée. ActaLibra crée un formulaire par bien.
     

  • Le formulaire VLABEL pour une déclaration de succession complémentare (T:\Modellen\FormulierenSDP\Aangifte van Nalatenschap_Vlabel_nieuwe aangifte.doc) a été adapté.

 

 

Reprise des biens recherchés via Consultimmo

Quelques modifications dans la version la plus récente du webservice Consultimmo ont été implémentées dans ActaLibra.

  • traitement correct d'un code postal ne contenant pas uniquement des chiffres (p. ex. code postal aux Pays-Bas).
  • si le propriétaire n'habite pas en Belgique, le pays est également affiché sur l'impression de la recherche.
  • si plusieurs parcelles (ou privatives) sont regroupées, l'adresse est affichée pour chaque parcelle.


    Cela facilite la décision de pour la reprise regroupée en un seul bien ou non.
     
  • Lors de la reprise de biens de la fenêtre Coinsultimmo vers le dossier ActaLibra, il n'y a plus de restriction en ce qui concerne le nombre de parcelles qui peuvent être reprises en une seule fois.
    Dans la version précédente, le programme créait 1 bien par division+section. Il pouvait arriver qu'une partie seulement de toutes les parcelles avaient été reprises. ceci était dû à une restriction pour les numéros de parcelles à 200 caractères.
    S'il s'agit d'un grand nombre de parcelles (excédent les 200 caractères), ActaLibra crée plusieurs biens si nécessaire.

 

 

Utiliser Adobe Reader DC dans le module Scan & Document Center

Le module ActaLibra Scan & Document Center (SDC) est maintenant comptaible avec la version Adobe Acrobat Reader DC.
Les versions antérieurs, comme par exemple Adobe Reader XI, restent compatibles. Vous n'êtes donc pas obligé de passer à la dernière version DC.
Si vous souhaitez quand même installer Adobe Acrobat Reader DC, supprimez l'ancienne version de votre PC avant d'installer la nouvelle version DC.
Adobe Acrobat Reader DC est gratuit et peut être téléchargé depuis le site d'Adobe. (Contactez votre fournisseur de hardware si nécessaire.)

  • Adobe Acrobat Reader DC affiche par défaut un panneau d'outils. Celui-ci peut être gênant dans la visionneuse de la fenêtre SDC. Le raccourci-clavier Shift+F4 permet de cacher (ou afficher) ce panneau d'outils.

 

 

 

Améliorations diverses

  • Répertoire
    Depuis 2017, l'avant dernière colonne du répertoire affiche entre autres la référence de l'enregistrement. Jusqu'à présent, seuls les Volume/Folio/Case étaient repris.
    A partir de la nouvelle version, le registre est ajouté également en tant que "(5)" ou "(6)".



    Le Service pack 17 se charge de compléter rétroactivement la référence de l'enregistrement à partir du 1er janvier 2017. Toutes ces données se trouveront également dans votre document Word lors de votre prochain transfert de données d'enregistrement vers Word. 
     
  • Le résumé du trimestre de répertoire, n'est transféré que s'il le texte est fait (bug de la version précédente corrigé)
     
  • Feuilles de frais d'acte : dans les formules pour les formalités hypothécaires, le montant calculé est maintenant arrondi vers le haut. Il pouvait arriver qu'il fallait verser 1 eurocent de plus.
     
  • La fiche "Hypotheekbewaring Antwerpen IV (HYPANT4)" est adapatée vers "Belgisch Scheepsregister".
     
  • Lors d'une recherche dans la BCE, il pouvait arriver qu'une personne relatée, sans numéro national ni numéro d'entreprise était mentionnée.   Un tel cas est maintenant ignoré par ActaLibra.
     
  • Postionnement des fenêtres ActaLibra en cas d'écrans multiples.
    Si vous changez fréquemment de poste de travail (p. ex;  au bureau, ou sur votre PC à la maison via lien VPN), il est probable que vous utilisez des configurations d'écrans différentes. Par exemple : au bureau vous utilisez un grand écran, voir même deux écrans, et à la maison vous utlisez un portable. En plus, vous ne fermez peut-être pas tous les modules ActaLibra avant de les ouvrir sur un autre PC.
    Dans un tel scénario de changement de PC, il pouvait y avoir un souci avec l'emplacement des fenêtres dans ActaLibra. Certaines fenêtres pouvaient être hors vue, vous donnant l'impression qu'ActaLibra ne réagissait plus.
    Pour le service pack 17 nous avons fait un grand effort pour parer à tous ces différents scénarios de différentes configurations d'écrans, pour assurer que les fenêtres s'ouvrent correctement, même si vous déplacez ActaLibra d'un écran à l'autre.
    ActaLibra réagira également correctement vis-à-vis d'une différente configuration d'écran(s) si vous ouvrez votre session Windows active sur un autre pc, ou poste de travail en session  terminal-server.
     
  • Nous avons également retravaillé le positionnement correct des modules Dataviewer et DBLinker avec la fenêtre Word de votre document ouvert.
    Ceci fonctionne à nouveau correctement (pour toutes les versions d'Office te de Windows). En plus, si vous utilisez deux écrans, vous avez maintenant le choix sur quel écran vous voulez utiliser Word.  Jusqu'à présent, votre fenêtre Word ne pouvait s'ouvrir que sur votre écran Windows primaire. Maintenant vous pouvez l'ourvir sur l'écran au choix.
    Glissez d'abord votre fenêtre Word contre le bord du haut de l'écran que vous voulez utiliser. Ensuite, ouvrez le Dataview (ou DBLinker). Il se positionnera automatiquement côte à côte avec la fenêtre Word.


     
  • L'ordre des biens lors de la fusion dans les documents et formulaires Word n'était pas toujours exactement le même que dans le dossier ActaLibra. Cette erreur est corrigée.
     
  • Le module de téléphonie SDPCTI a été optimalisé pour utilisation dans un context de Terminal Server
     
  • Il existe une nouvelle fonction de recherche de communication structurée - disponible dans le module Etude et le module Compta.
    Lorsque vous créez une feuille de frais, ActaLibra crée une communication structurée à l'arrière-plan.
    Cette communication structurée est reprise automatiquement dans la lettre de provision au format Excel pour le virement de la provision par le client.  (Le champ de la communication structurée est également disponible pour insertion dans les modèles de décomptes en Word : voir la documentation du Service Pack 16  à ce sujet.)
    Pour trouver le dossier lié à la feuille de frais de la communication structurée, cliquez l'icône pour la recherche de communication structurée sous l'onglet Favoris.

Le champ de recherche est formatté, il suffit de taper les chiffres.
Le résultat de la recherche vous donne accès au dossier de la FFA concernée.



Pourquoi travailler avec une communication structurée (C.S.)  ?
Lorsque vos clients utilisent une C.S pour le paiement. - une pratique déjà bien établie - vous pouvez inscrire le paiement beaucoup plus rapidement en évitant  les erreurs, lors de la comptabilisation des extraits bancaires dans la Compta ActaLibra.
En plus, cela ne demande aucun effort supplémentaire de votre part. ActaLibra génère automatiquement une C.S.pour chaque facture ou FFA imprimée.

 


 

Améliorations diverses dans le module Compta

  • Lors de l'impression  d'une liste d'expédition  de pièces envoyées, les erreurs suivantes ont été corrigées:
    • Pour Vlabel le montant DDE n'est plus affiché (il y était à tort)
    • Pour les autres bureaux d'hypothèques (liés au journal HYPAUTRES) il n'y avait pas de distinction, ce qui résultait en une provision double.
  • Depuis janvier 2017 SPF Finances envoie d'autres référénces d'enregistrement qu'avant. Le registre n'est plus 1 seul chiffre, mais contient également la mention 'OBA' ou 'OA'.
    La nouvelle version d'ActaLibra en tient compte pour le rapport de contrôle :  Compta >Recherches>Recherches de feuilles de frais d'acte>Débit Enregistrement
    (pour comparaison avec les listes que vous recevez des bureaux d'enregistrement pour vérifier vos comptes courants).
     
  • Basculer d'un journal financier à un autre (passer d'une banque à l'autre) pouvait parfois prendre beaucoup de temps  Cette lenteur est résolué par le servce pack.
     
  • Payer immédiatement les honoraires à payer.
    Vous avez maintenant la possibilité de payer la facture pour les honoraires à payer, dès que vous l'avez comptabilisé via la feuille de frais.
    Répondez Oui à la question ci-dessous pour ouvrir la facture que vous venez de comptabiliser.
    En bas de la fenêtre d'écriture, vous disposez du bouton Payer pour placer le paiement dans une liste bancaire.

 

 

Adaptations dans la banque de données

  • la mise à jour habituelle des fiches de notaires et d'administrations
     
  • un nouveau bloc de texte a été ajouté, spécialement conçu pour le nouveau formulaire Cadastre.doc
     
  • La nouvelle tarification (*) pour les frais de publication d'actes de personnes morales, ASBL... dans le Moniteur Belge en vigueur à partir du 1er mars 2017, est automatiquement  appliquée dans les modèles de calcul de frais d'acte ActaLibra. Remarquez que ces tarifs dans ActaLibra sont parfois TVA incl. ou excl.selon la caractéristique de comptabilisation du bloc concerné.
    (*) Publié dans le M.B. le 2017-02-14