ActaLibra bericht, naar aanleiding van een bericht op e-Notariaat (Referentie: 13879, 08/11/2017) :
Forfaitarisering van de retributies voor de uitvoering van de hypothecaire formaliteiten sinds 1 januari 2017 – Doorhalingen aangeboden voor 1 november 2016 die in 2017 verwerkt werden aan een hogere retributie
Heb je inhoudelijke vragen over deze regeling, dan moet u contact nemen met FEDNOT.
Om u te helpen uw schadeclaim voor FOD FIN op te maken, hebben we in de ActaLibra boekhouding twee extra zoekers voorzien, en volg je onderstaande instructies.
In 't kort
- Met een eerste zoeker krijg je direct de lijst van akten die aan de criteria (*) voldoen om in aanmerking te komen voor een eventuele teruggave van te veel betaalde hypothecaire retributies, telkens met de werkelijk betaalde retributie. De resultaten van die zoeker zet je over in Excel.
- Via een tweede zoeker kan je voor elke betrokken akte de HYP-blokjes in de aktekostenbladen overlopen (mbv Shift+F4 - Volgend gevonden). Daar kan je de aan de cliënt gevraagde provisie terugvinden, en overnemen in het Excel blad.
- Vervolgens kan je de te rapporteren akten kopiëren en plakken naar het FODFIN Excel document.
- Tot slot stuur je het Excel document samen met een ingevuld en ondertekend document per e-mail naar FODFIN.
(*) Doorhalingen die waren aangeboden vóór 1 november 2016, en pas na 1 januari 2017 door de hypotheekkantoren werden verwerkt.
Voorwaarden voor gebruik
De zoekers die hierbij nodig zijn, worden automatisch in ActaLibra geïnstalleerd bij de update_20171110 (gepubliceerd op 13 nov 2017).
Vind je deze zoekers [zie afbeelding 1] niet in het menu van de module Boekhouding, sluit en herstart dan eerst eens de module Boekhouding.
Staan de zoekers er dan nog niet, doe dan eerst de update, via het menu -> Help -> Controleer online op updates.
De zoekers zijn enkel beschikbaar voor gebruikers met beheerdersrechten in de module Boekhouding.
Ga als volgt tewerk
1. Eerste zoeker - Overzicht van de betrokken akten
Open de eerste zoeker via de module Boekhouding -> menu Zoekers -> Zoekers Aktekostenbladen -> Recup Hyp-Retributie - Akten
De eerste van deze twee zoekers levert je direct een overzicht van alle akten van het type doorhaling/handlichting (ttz. referentie van hyptoheekkantoor bevat de aanduiding "...-M-...") waarvoor er de aanbieding vóór 1 nov 2016 is gebeurd, en pas nà 1 jan 2017 werd verwerkt door het hypotheekkantoor.
Deze lijst is gebaseerd op de feedback-gegevens die via eRegistration [laatste kolom bron = eReg] zijn ontvangen, zo nodig aangevuld met akten die in uw expeditieboekje vookomen [laatste kolom bron = Exp] met een werkelijke kost 220,00€ of 272,00€ of 544,00€ of 542,00€.
2. Overzicht van akten in Excel zetten
Klik onderaan het zoeker-venster op de Excel-knop om deze gegevens in een Excel-bestand te zetten.
Kies een passende map waar je deze Excel wilt opslaan, vink beide opties AAN, en klik OK.
Mogelijks krijg je volgende melding in Excel. De mag je negeren.
Klik OK om verder te gaan.
3. Zorg voor een handige structuur in Excel
3.1. Selecteer de doorgestuurde data
Ga daarvoor naar de cel A1, en selecteer alle data via Ctrl+Shift+PijlRechts + Ctrl+Shift+PijlOmlaag
3.2. Maak er een Excel "Tabel" van
typ Ctrl+L, en bevestig dat de selectie ook kopteksten bevat (dat zijn 'kolomtitels').
3.3. Plaats een formule in kolom H
Om ervoor te zorgen dat Excel voor je uitrekent hoeveel je teveel hebt betaald, voorzie je een formule in kolom H.
Ga daarvoor in cell H2 staan (net onder de titel TeVeelBetaald).
Klik vervolgens bovenaan in de formulebalk (hieronder aangegeven met de blauw-gele pijl), en plak daarin de volgende formule :
=ALS(J2=0;0;ALS(I2>J2;I2-J2;0))
Recente versies van Excel nemen deze formule automatisch over in de ganse kolom H, maar oudere versies niet. Daar moet je dat als volgt doen :
Herhaal deze formule in alle onderliggende cellen in deze kolom als volgt :
3.4. Vraag Excel onderaan de kolom H een totaal te vermelden
Klik eender waar in de tabel, en in het menu Ontwerpen zet je de optie Totaalrij AAN.
Onderaan, in de totaalrij, kan je het keuzemenu voor kolom H openen, en daar kiezen voor Som.
Nu ben je klaar om voor elke hier opgelijste akte de aan de cliënt gevraagde provisie te noteren in de kolom J.
4. Gevraagde provisie per akte opzoeken, en overnemen in Excel
Via de tweede zoeker, krijg je een overzicht van de HYP blokjes in de aktekostenbladen van de betrokken akten.
Gebruik de knop Selecteer om het eerste AKB van de eerste akte te openen.
Bekijk daar de situatie van de geprovisioneerde bedragen.
Je kan hier het geprovisioneerde bedrag in het AKB zien staan, en hier eventueel kopiëren (dubbelklikken, en dan Ctrl+C),
en dan overschakelen naar het Excel rekenblad, plaats nemen in de kolom J van de overeenkomstige akte, daar Ctrl+V (plakken), en Enter.
Twijfel je of dat wel het juiste bedrag is, kan je via het tabblad Dossier naar de dossierfiche, en daar naar de documenten om zo de provisienota op te zoeken.
In de Excel geeft dat dan dit :
In de kolom H (TeveelBetaald) wordt het bedrag teveel betaald automatisch uitgerekend. In dit voorbeeld 40,65 €.
Was de gevraagde provisie hoger (of gelijk) aan de werkelijke kost, dan blijft het bedrag in kolom H op 0 €.
Teveel betaalde provisies moeten in principe met de cliënt afgerekend worden, en spelen dus geen rol in deze rekenoefening.
5. Volgende akte
Schakel terug naar de module Boekhouding, en vanop de lijn van het AKB waar je stond, gebruik je Shift+F4 (Volgend gevonden) om naar het volgende gevonden HYP-blokje te gaan.
Het kan zijn dat je enkele keren Shift+F4 moet gebruiken om het volgende AKB te bereiken (wanneer er meerdere HYP-blokjes voor de eerdere akte zijn). je kan ook terug met Shift-F3 (Vorig gevonden).
Herhaal stappen 4. en 5. voor elke akte...
Gegevens overnemen in de Excel voor FOD FIN
Zodra je van alle akten de betaalde provisie hebt ingevuld, ga je als volgt tewerk om de informatie te kopiëren naar het Excel document bestemd voor FOD FIN.
6. Gegevens overnemen uit Excel
Omdat je enkel die akten wilt kopiëren waarvoor er een bedrag Teveel Betaald staat ingevuld, stel je de volgende kolom-filter in.
Open het kolom-menu door te klikken op het pijltje rechts van de kolom-hoofding "TeveelBetaald".
Zet het vinkje UIT bij het bedrag 0
en klik OK
Nu selecteer je alle rijen (behalve de titels en de totaal-rij) vanaf kolom A tot en met kolom H (TeveelBetaald),
en gebruik Ctrl+C om de selectie te kopiëren.
7. Plakken in Excel document FOD FIN
Open nu het Excel document van FOD FIN. u kunt het downloaden via het artikel op e-Notariaat, of via deze link.
Omdat dit een gedownload document is, moet u eerst klikken op Bewerken inschakelen.
Klik dan in cel A5, en gebruik dan rechts-klik om het context-menu te openen.
en gebruik daar de plak-optie "Aanpassen aan doel-opmaak" om je gekopieerde selectie (uit stap 6.) netjes naar hier te plakken.
Vul uw kantoorgegevens (naam, standplaats, bankrekeningnummer) aan in deze Excel in de cellen B2, G2 en G3
Bewaar en sluit deze Excel.
8. Excel verzenden per e-mail
Uw verzoek tot het bekomen van de trekkingsrechten dient u uiterlijk op 1 december 2017 per mail over te maken aan de FOD Financiën op het mailadres noemie.vangoethem@minfin.fed.be met in CC contacteregistration@fednot.be, met als bijlage de via hierboven beschreven werkwijze opgemaakte Excel met het overzicht van alle schadedossiers.
Tevens moet in de begeleidende mail afstand worden gedaan van verdere gerechtelijke stappen (voor aktes aangeboden na 31 oktober 2016) indien de schadevergoeding voor aktes aangeboden vóór 1 november 2016 effectief wordt uitbetaald.
Daarvoor gebruikt u volgende tekst [overgenomen uit bericht van FEDNOT] :
Geachte,
Bij de invoering van de forfaitaire retributies op 1 januari 2017, heb ik schade geleden voor bepaalde aktes van doorhaling die vóór 1 november 2016 aan de hypothecaire formaliteit werden aangeboden.
Met het oog op de vraag tot een definitieve regeling voor deze schadevergoeding, laat ik u bij deze een gedetailleerde lijst geworden van de geleden schade voor de doorhalingen aangeboden vóór 1 november 2016 en aangerekend in 2017 aan een hogere retributie dan het initieel verschuldigde loon.
Het gaat voor mijn kantoor over een totale som van … euro die mag gestort worden op rekeningnummer … .
Ik bevestig dat dit bedrag niet recupereerbaar is bij de cliënten.
Ik geef bij deze mijn akkoord aan de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie van de FOD Financiën om een dossier in te dienen tot het bekomen van de nodige trekkingsrechten op de interdepartementale provisie voor gerechtskosten en schadevergoedingen.
De effectieve uitbetaling van deze schadevergoeding wordt door mij als een definitieve minnelijke regeling aanvaard, hetgeen verdere gerechtelijke stappen hierover uitsluit.
Indien ik deze schadevergoeding bekom, doe ik tevens afstand van elke mogelijke vordering tot het bekomen van schadevergoeding (meerkost inzake retributies) voor alle overige akten aangeboden in 2016.
Hopend op een gunstige afwikkeling van mijn dossier, teken ik met ware hoogachting,
Succes.
