boekhouding

Wanneer je een bepaald rapport naar Excel wilt exporteren, dien je gebruik te maken van de zoekers.

Voordat we uitleggen hoe we dit moeten boeken, verduidelijken we eerst het bedrag dat als werkelijke kost moet worden geboekt. Dit omvat de volledige maatstaf van heffing, dus zowel de kosten aan 21% als aan 0% BTW komen hiervoor in aanmerking. We verduidelijken dit met het volgende voorbeeld:

Het totaal aan werkelijke kosten dat je volgens dit voorbeeld wilt boeken, bedraagt 250 EUR, inclusief de 50 EUR die door de deurwaarder vrijgesteld is. Deze kosten moet je dus als notariaat met 21% doorrekenen aan je klant (net zoals andere kosten/opzoekingen zonder BTW, bijvoorbeeld stedenbouw, bodemattesten,...).

Gezien je in het venster voor betalingen aan externe administraties standaard maar 1 BTW % kunt kiezen, dien je op de knop 'Factuur' te klikken om het boekstuk verder in detail af te werken:

Vul het boekstuk verder correct aan:

Als bij de import van CODA-bestanden blijkt dat niet alle uittreksels aansluiten, dan worden de boekstukken niet verder opgemaakt door ActaLibra totdat er weer een aansluiting is. Dergelijke foutmeldingen zien er als volgt uit:

Ga in zo'n geval na of je wel alle bestanden hebt gedownload. Soms worden de CODA-bestanden pas later beschikbaar gesteld door de bank of Isabel. Je kunt dus contact met hen opnemen om te vragen wat er precies aan de hand is.

Je kunt het ontbrekende uittreksel ook altijd handmatig boeken in ActaLibra. Wordt het CODA-bestand later toch gedownload, dan zal ActaLibra dit bestand negeren, op voorwaarde dat de handmatige boeking correct is uitgevoerd.

Je kan aan de hand van onderstaande onderdelen de lijsten trekken die opgevraagd worden door de bedrijfsrevisor.

Saldi openstaande handlichtingen

Ga in het verkennersmenu naar Balansen en resultaat en kies vervolgens voor Aktekostenbalans. Filter daarna bij rekening op 400004 - Cliënten-handlichtingen.

Indien je de WK reeds verkeerdelijk geboekt hebt in het oude hyp-boekje:
1. De WK op 0 boeken in het oude boekje
               a. Hiervoor moet de datum 'verzonden op' in expeditie voor 01/11/2023 ingesteld staan.
               b. Nadat je dit ingesteld hebt kan je de WK op 0 boeken.
2. Datum verzonden op veranderen naar 01/11/2023 of later + WK boeken.

Indien je de WK nog niet geboekt hebt:
1. De datum verzonden op de expeditielijn aanpassen naar 01/11/2023 of later.
2. De WK boeken.

Indien je de WK reeds verkeerdelijk geboekt hebt in het nieuw hyp-boekje:
1. De WK op 0 boeken in het nieuw boekje
                a. Hiervoor moet de datum 'verzonden op' in expeditie na 01/11/2023 ingesteld staan.
                b. Nadat je dit ingesteld hebt kan je de WK op 0 boeken.
2. Datum verzonden op veranderen naar 31/10/2023 of vroeger + WK boeken.

Heb je de dag ervoor op een andere plaats of thuis gewerkt, dan kunnen er verschillen zijn in de scherminstellingen met je gebruikelijke computer. Hierdoor is er mogelijk een venster buiten beeld (vb. taak toevoegen, opzoeking SFB, toevoegen detaillijn uittreksel,...). Je kan dit verhelpen door op de ‘Esc’-toets te drukken.

Als het gevraagde venster nog steeds niet in beeld komt, bevat het geen OK of Annuleer- knop waardoor de Esc-toets geen effect heeft. In zo een geval kan je het volgende doen: Druk Alt+Spatiebalk om het toetsenbord. Er zal een klein Windowsvenster verschijnen. 

Klik op Verplaatsen en gebruik nu de pijltoetsen op het toetsenbord (pijl naar links, rechts, boven of onder) om het venster dat buiten beeld staat naar links, rechts, boven of onder te verplaatsen tot het in beeld komt.

Als dit niet helpt, kan je ActaLibra geforceerd afsluiten via de sneltoets Ctrl+Alt+End. Dit opent het Windows Taakbeheer. Ga vervolgens naar Processen om ActaLibra af te sluiten, zoals hieronder aangegeven. Let op: Sluit dan best alle applicaties van ActaLibra (Studie, Dataview, Boekhouding).

In dit scenario heb je in een BIDDIT-dossier een factuur (van Medianot) ontvangen van 2600 euro exclusief btw. Je hebt vervolgens een lijn aangemaakt in het blok 'Diverse kosten-aankoopfacturen cliënten' (DIVAK) en het bedrag exclusief btw ingevuld. Daarna heb je de factuur geboekt door op de knop 'werkelijke kost' te klikken.

Zoals je wellicht al heeft opgemerkt, kunnen er verschillen zijn tussen het minimum beschikbaar overschot dat ActaLibra berekent en dat welke door het CNK wordt berekend.

Voor je overgaat tot een correctie, analyseer je best wat er bij de eerste ingave is fout gegaan. Dit zal de manier van corrigeren bepalen. We verduidelijken hieronder de verschillende situaties en hun oplossing:

Stel dat je per ongeluk of opzettelijk ooit bij het printerknopje in het AKB het vinkje heeft aangevinkt bij ‘Deze vraag in de toekomst niet meer stellen'.

Als je een aanslagbiljet ontvangt met een totaalbedrag voor VLABEL en je hebt verschillende percentages voor VLABEL voor meerdere partijen, volg je deze stappen:

Voorbeeldsituatie: Het hypotheekkantoor heeft onterecht een doorhaling aangerekend voor 350 euro.

Het kan voorkomen dat er wijzigingen worden aangebracht aan de voorschotten (roze lijnen) nadat het AKB al is gefactureerd. Wanneer deze wijzigingen zijn doorgevoerd en je factureert, zullen ze nog niet zichtbaar zijn op de reeds opgemaakte factuur.

Wanneer je een nieuwe rekening bij de bank opent, moet deze ook in ActaLibra worden toegevoegd. Dit kunnen alle gebruikers doen die toegang hebben tot het boekhoudplan en de dagboeken.

Volg deze stappen om de rekening toe te voegen:

• Maak een rekening aan in het boekhoudplan, waar alle boekingen achterliggend aan de dagboeken worden geboekt.

Stel dat je tijdens de verwerking van de werkelijke kosten ontdekt dat een bepaalde kost niet geprovisioneerd was of voor een te laag bedrag.

Een rubriektransfer die onterecht openstaat als af te punten gebeurt doorgaans door één volgende redenen:

Stel dat u een factuur heeft ontvangen van de confrater, zodat u het ereloon dat de confrater toekomt kunt doorstorten. Hiervoor gaat u naar het AKB, waarna het tabblad ‘Te betalen erelonen’ verschijnt. In dit tabblad wordt automatisch de berekening gemaakt van het door te storten deel van het ereloon. U controleert het te betalen bedrag (exclusief btw) en boekt vervolgens de aankoopfactuur.

Soms kan het voorkomen dat er geen expeditielijn voor Vlabel is aangemaakt.

Stel dat je een creditnota ontvangt, hoe verwerk je dit het best?

In dit voorbeeld ontvangen we een CN van het sociaal secretariaat (SSN).

Open image-20240906-083201.png

Wanneer je de hypothecaire staat hebt aangevraagd in een verkeerd dossier, bijvoorbeeld in hoofddossier 2240001 in plaats van in subdossier 2240001-3, is het belangrijk te weten dat een hypothecaire staat niet kan worden overgezet naar een ander dossier zodra deze is aangevraagd. Om dit boekhoudkundig correct af te handelen, moeten we ervoor zorgen dat:

1. De foutieve aanvraag niet meer als "te boeken" wordt weergegeven in het verkeerde dossier.