Une nouvelle version d'ActaLibra est disponible (version 5.70 service pack 16). Cliquez ici pour installer la nouvelle version. Les service packs contiennent un nombre d'améliorations ainsi que la mise à jour de fiches de notaires et d'associations de notaires. Il est donc conseillé d'installer la nouvelle version dès que possible.
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Veuillez informer vos collègues à l'étude qu'après chaque mise à jour, la documentation des nouveautés (cette page-ci) est disponible via le menu Aide.
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Nouveautés dans cette version
Les rétributions pour les bureaux des hypothèques 2017
Le Répertoire en 2017
Comptabiliser une facture payée à l'aide la communication structurée
La communication structurée sur la facture
Ajouter la communication structurée dans les modèles de lettres de provision en Word
Améliorations diverses
Adaptations dans la banque de données
Documentation du service Pack 15
Les rétributions pour les bureaux des hypothèques en vigueur à partir du 1er janvier 2017
Après la sortie du service pack précédent, nous avons appris qu'il fallait compter 2 euros de droit d'écriture pour certaines rétributions hypothécaires. Il s'agit des radiations (attestation), les états hypothécaires et les extraits. A l'installation du Service pack 16 les corrections suivantes sont appliquées :
- Constantes pour les radiations
- Les rétributions fixes pour les états hypothécaires et extraits
ATTENTION
La possibilité existe que les formules adaptées automatiquement par la mise à jour, pour le calcul de la provision pour les frais hypothécaires, ne soient pas encore parfaites !
Il était impossible de tenir compte des éventuelles adaptations d'études individuelles aux formules existantes au fil des années.
Il est donc primordial que chaque personne qui crée/remplit une feuille de frais d'acte vérifie que le montant exact est provisionné.
Un exemple d'un tel calcul incorrect: une formule derrière une ligne [2017] dans les blocs HYPAND (hyp autres) du modèle de calcul, qui contient par exemple +25 euros dans la formule. Ceci doit être supprimé du modèle. Cela peut être fait par le responsable des modèles de calcul de frais à l'étude. Si vous avez des questions à ce sujet, contactez notre Helpdesk.
Le Répertoire en 2017
A partir des actes de janvier 2017 - la mention du bureau d'enregistrement concerné est obligatoire dans le répertoire. Voir aussi l'article publié sur l'é-notariat à ce sujet*
Dans ActaLibra, vous voyez affiché dans la fenêtre du Répertoire à gauche le bureau concerné :
A partir du service pack 16, pour les actes à partir de janvier 2017, le bureau d'enregistrement sera automatiquement inscrit dans le document Word lors du transfert. Le bureau est inscrit dans l'avant-dernière colonne.
Nous avons choisi une dénomination du bureau, réduite en nombre de caractère, basée sur le nom de l'antenne fiscale.
Puisque le nom d'un bureau d'enregistrement prend plus de place qu'une date, nous avons prévu des modèles Word de tableaux à remplir adaptés. La largeur des trois dernières colonnes a été adaptée pour faire plus de place pour le nom du bureau d'enregistrement dans l'avant-dernère colonne.
Ces modèles Word adaptées sont installés automatiquement dans T:\Modellen\RepSDP\FR (et NL) et reconnaissables à leur préfixe 2017_.
Si vous souhaitez les utiliser, il suffit de choisir un de ces modèles au moment du transfert des données vers Word.
Remarque : nous avons choisi une dénomination adaptée pour les antennes suivantes:
OTTIGNIES-LL devient OTTIGNIES-LO
DENDERMONDE devient DENDERMONDE1
SINT-NIKLAAS devient DENDERMONDE2
MALMEDY devient EUPEN-MALMED
* "Répertoire : les données de l’enregistrement à reprendre dans le répertoire.
Avant l’introduction de DER, chaque étude avait un bureau d’enregistrement unique. Pour des raisons évidentes, celui-ci n’était plus mentionné dans les données de l’enregistrement dans le répertoire. Depuis l’introduction de DER, le bureau d’enregistrement compétent peut différer selon l’acte. Cette donnée est dès lors un élément essentiel de la mention d’enregistrement et, par conséquent, des données de l’enregistrement à reprendre dans le répertoire. C’est le receveur du bureau de la résidence du notaire qui vise le répertoire. Le répertoire contient des actes que ce receveur n’a jamais vus et ce dernier a donc besoin de cette donnée pour exercer son contrôle.
À partir du 1er janvier 2017, le bureau d’enregistrement compétent qui a enregistré l’acte devra également être indiqué dans les données de l’enregistrement dans le répertoire. La reconstitution et le contrôle du répertoire pourront ainsi être effectués sans problème. Cette donnée peut être reprise dans une colonne séparée ou être mentionnée avec les autres données de la mention d’enregistrement. Les partenaires IT en seront informés de sorte à pouvoir le prévoir dans le logiciel de gestion de dossiers.
D’autre part, l’expédition envoyée par voie électronique forme un tout qui ne peut être divisé en pages. C’est la raison pour laquelle il n’est plus pertinent de mentionner le nombre de rôles et de renvois à une époque d’envoi électronique de documents. Ceux-ci ne doivent dès lors pas être repris dans le répertoire.Les receveurs de l’enregistrement seront informés par l’Administration du fait que les notaires ont jusqu’au 01/01/2017 pour se mettre en règle sur ce point"
Comptabiliser une facture payée à l'aide la communication structurée
Depuis le service pack précédent, il était déjà possible d'utiliser votre propre communication structurée pour comptabiliser une facture payée par le client, dans un extrait.
S'il s'agit d'une facture qui contient également des débours (des droits d'enregistrement ou des formilités hypothécaires), le montant complet est maintenant repris dans l'écriture.
La communication structurée sur la facture
Depuis la version SP14 une communication structurée est générée automatiquement pour chaque facture. Lors de l'impression de la facture vous avez le choix de mentionner cette communication structurée (CS) sur la facture ou non.
Cette option est cochée par défaut pour les factures pour les clients assujettis à la TVA et les confrères (factures honoraires reçus). Les études qui préfèrent ne jamais avoir de mention de communication structurée, peuvent configurer un paramètre, pour que l'option soit décochée par défaut.
- Il suffit d'ouvrir le fichier de configuration pour la facture via le bouton
dans la fenêtre d'impression ci-dessus (à droite du bouton Sélection couleur). - Dans le fichier factuur.ini qui souvre, faites une recherche à l'aide du raccourci clavier Ctrl+F: cherchez gm (=gestructureerde mededeling).
- Modifiez la ligne Automatic_GM_mention=J vers Automatic_GM_mention=N
- Sauvegardez et fermez (Fichier-->sauvegarder, Fichier-->fermer).
Dorénavant l'option ne sera plus cochée par défaut.
Ajouter la communication structurée dans les modèles de lettres de provision en Word
Pour ceux qui préfèrent continuer d'utiliser leurs lettres de provision en Word, un champ de fusion pour la communication structurée est mis à disposition.
Suivez la procédure suivante pour prévoir ce champ dans vos modèles de lettres de provision en Word:
- Allez sous Programme-->Menu explorateur-->Gestion des frais d'acte-->Modèles de Lettres de Provision
- Naviguez à l'aide des flèches noires vers le modèle dans lequel vous voulez insérer le champ de fusion pour la communication structurée.
- Ouvrez le modèle Word à l'aide du bouton Modèle Word. Le document s'ouvre avec l'onglet 'Publipostage' sélectionné dans le ruban.
Seuls les modèles cochés "Utilisé" sont disponibles lors de l'impression de la feuille de frais d'acte en Word.
- Adaptez au besoin le texte de la lettre pour y inclure la communication structurée et cliquez l'endroit où vous voulez insérer le champ de la communication structurée.
- Cliquez dans le ruban le bouton "Insérer un champ de fusion", descendez dans la liste et cliquez "CommunicationStructurée".
Exemple :
- Enregistrez et fermez le document.
- Répétez les étapes 2 à 6 pour chaque modèle (FR et NL si vous utilisez les modèles en néerlandais) dans lequel vous souhaitez insérer le champ de la communication structurée.
Améliorations diverses
- Région bruxelloise - abattement augmenté
Le service pack 16 modifie la constante de calcul pour l'abattement à Bruxelles à 175.000,00 €
Cette valeur sera reprise dans les nouvelles FFA créées dans la colonne pour le montant fixe. Elle est également reprise dans les formules pour le calcul des droits d'enregistrement bruxellois.
- Dès qu'une déclaration à la TVA ou état trimestriel a été etabli(e), il ne sera plus possible d'utiliser la fonction de Correction pour modifier le client dans une facture. Le logiciel vous en avertira.
Dans un tel cas vous pouvez encore opter de neutraliser, et de refacturer.
- Les assurances dans le Notariat: la TVA sur les frais et honoraires des avocats. A partir du 1er janvier 2017 les Assurances du Notariat (ANVZN) disposent de la possibilité de compter la TVA sur les factures des avocats, directement au notaire. Ainsi la TVA peut être récupérée.
C'est pourquoi la procédure de paiement et de comptabilisation des factures d'avocats qui interviennent dans un dossier d'indemnisation couvert par l'assurance, change à partir du 1er janvier prochain. La facture sera établie au nom du notaire assuré assujetti à la TVA. Le paiement de cette facture à l'avocat se fait uniquement pour le montant de la TVA, le restant de la facture (honoraires et frais) est payé par ANVZN. Ainsi cela n'a aucune influence sur le compte résultat du notaire.
Lisez ici la procédure pour une écriture correcte.
- Mention du numéro national dans la demande de l'état hypothécaire. Pour faciliter le traitement des demandes d'états hypothécaires, les conservateurs des hypothèques ont demandé que les formulaires soient correctement remplis et qu'ils mentionnent le numéro national des propriétaires. Dans le formulaire utilisé dans ActaLibra, il y a une colonne avec un bloc de texte pour fusion qui mentionne le lieu et la date de naissance et le numéro national. Le Service pack vérifie le bloc de texte en question. Si le numéro national manque dans ce bloc dans votre banque de données, le champ pour le numéro national est ajouté dans le bloc.
- Consultimmo webservice: dans certains cas le nom et/ou le numéro de la rue n'étaient pas repris correctement dans la fiche de bien dans ActaLibra.
Ce problème a été résolu.
Adaptations dans la banque de données
- les adaptations habituelles pour les fiches de notaires et administrations.
- Une fiche société a été ajoutée pour Excel & CO Assurances suite à l'article publié sur é-notariat.
A partir du 1er janvier 2017, Fednot, en concertation avec les Assurances du Notariat, se chargera de la gestion des polices suivantes : PRECURA – Prevoca, Revenu garanti , DKV - Hospitalisation, ETHIAS – RC Exploitation.
Fednot a signé un accord de collaboration avec EXCEL & CO pour le suivi administratif des polices susmentionnées. EXCEL & CO est un courtier d’assurance totalement totalement indépendant sur le marché des assurances, numéro FSMA 63512A. Suite à cet accord, les avis d’échéance 2017 (pour Precura, DKV et Ethias) émaneront désormais d’EXCEL & CO. Les paiements seront centralisés sur le numéro de compte d’EXCEL & CO – IBAN BE94 0688 9171 0014 - BIC GKCCBEBB. Vous trouverez de plus amples informations concernant les polices sur l’e-notariat sous « Etude/ Management des études/Assurances ». Si vous avez encore des questions sur cette nouvelle façon de travailler, veuillez contacter Fednot par email à l’adresse spitaels@fednot.be ou le courtier d’assurance Excel and Co : insurance@excelandco.be - tel 02/626.19.40.
