Wanneer u een nieuwe rekening bij de bank opent, moet deze ook in ActaLibra worden toegevoegd. Dit kunnen alle gebruikers doen die toegang hebben tot het boekhoudplan en de dagboeken.
Volg deze stappen om de rekening toe te voegen:
-
Maak een rekening aan in het boekhoudplan, waar alle boekingen achterliggend aan de dagboeken worden geboekt.
-
Bovenaan het scherm van het boekhoudplan kiest u voor ‘Alle rekeningen’. Dit zorgt ervoor dat u geen rekeningnummer invoert dat al bestaat, aangezien sommige rekeningen mogelijk geblokkeerd zijn en niet zichtbaar zijn bij ‘Enkel de Actieve rekeningen’.
-
Het is aangeraden om een logische nummering te hanteren. In dit voorbeeld hebben we een nieuwe rekening geopend bij Belfius. Als uw kantoor onderverdelingen heeft tussen kantoor-, derden- en rubriekrekeningen, kiest u een rekeningnummer uit de juiste klasse.
-
Mogelijk vraagt het programma ook om een Franstalige omschrijving toe te voegen. Dit kunt u doen door op de 3 puntjes te klikken en de omschrijving toe te voegen.
-
Controleer of de koppeling aan de solvabiliteitsstaat en bijlage II correct is. U kunt hiervoor kijken naar andere gelijkaardige rekeningen. In ons voorbeeld konden wij ons baseren op rekening 550400.
Eenmaal de rekening is toegevoegd aan het boekhoudplan, moet er een dagboek worden aangemaakt.
-
Hiervoor gaat u in het verkennersmenu naar: Basisgegevens > Boekhouding > Dagboeken.
-
Hier maakt u een nieuw dagboek aan met behulp van de F7-toets of de ‘+’-knop.
-
Vul een logische code in links bovenaan (maximum 8 tekens) en een logische omschrijving.
-
Met de drie puntjes achter het veld 'omschrijving' kunt u een Franstalige omschrijving toevoegen.
-
Vervolgens gaat u onderaan naar het tabblad ‘Financieel’.
In ons voorbeeld hebben we een tweede kantoorrekening voor Belfius toegevoegd. Als code gebruiken we ‘BELF-K2’ en als omschrijving ‘Belfius kantoorrekening BEXX XXXX XXXX XXXX’.
In het tabblad ‘financieel’ vult u de velden in die omkaderd zijn.
-
Gebruik: Hier geeft u aan of het een kantoor-, derden- of rubriekrekening (n.v.t.) is.
-
IBAN: Hier vult u het IBAN-nummer in. (niet nodig bij een rubriek)
-
CodeNr: Hier vult u de eerste drie cijfers van het tweede blok van het rekeningnummer in. In ons voorbeeld is dit 775. (niet nodig bij een rubriek)
-
Centralisatie op: Hier vult u het rekeningnummer in dat u eerder heeft aangemaakt in het boekhoudplan.
-
Finaliseer door op de F9-toets of het vinkje te drukken. Het financiële dagboek is nu aangemaakt.
